The Office Managers

Interim HR-medewerker | Parttime 12-16 uur | 01-05-2026 t/m 09-08-2026

janse@theofficemanagers.nl — Thu, 02 Apr 2026 00:00:00 +0100

Ben jij in voor een leuke tijdelijke opdracht in Amsterdam als HR-medewerker vanaf eind april t/m 9 augustus voor 12 tot 16 uur per week? En heb jij passie voor het behoud van onze planeet? Lees dan snel verder!

Jouw takenpakket is:

Werving en selectieproces.

Contracten medewerkers opmaken en beheren.

Beheer van HR-mailbox.

Wijzigingen doorvoeren in salarisadministratie.

Beoordelen en verwerken verlofaanvragen en ziekteverzuim.

Monitoren tussentijdse beoordelingen/functioneringsgesprekken.

Afstemming met HR-verantwoordelijke vanuit het MT.

medewerker Officemanagement PME Pensioenfonds | 24 uur | 7 mnd. | Utr./Den Haag

info@theofficemanagers.nl — Thu, 19 Mar 2026 00:00:00 +0100

Ben jij die organisatorische duizendpoot die ervoor zorgt dat alles op kantoor op rolletjes loopt? Krijg jij energie van een dynamische omgeving en wil je meegroeien met een organisatie die verhuist naar een nieuw kantoor? Dan is PME Pensioenfonds op zoek naar jou!

Voor ons bestuursbureau in Den Haag, dat per 1 september 2026 verhuist naar Utrecht, zoeken wij per direct een proactieve en dienstverlenende medewerker officemanagement.

Wat ga je doen?
Als medewerker officemanagement ben je, samen met de officemanager, het kloppend hart van het kantoor. Je zorgt voor een prettige en professionele werkomgeving voor circa 55 collega's. Jouw takenpakket is divers en gericht op facilitaire en organisatorische ondersteuning:

Je bent het aanspreekpunt voor facilitaire en IT-gerelateerde vragen.

Je coördineert het on- en offboarden van nieuwe medewerkers in samenwerking met HR en het secretariaat.

Je bent verantwoordelijk voor de inkoop van kantoorartikelen, het beheren van contracten en toegangspassen.

Je faciliteert vergaderingen en evenementen, zoals het regelen van lunches en het zoeken naar externe locaties.

Je werkt voornamelijk vanuit onze kantoren in Den Haag (tot 01-09-2026) en Utrecht; thuiswerken is beperkt mogelijk.

Office Assistant | Executive Search | 32-40 uur | Hilversum

janse@theofficemanagers.nl — Thu, 19 Mar 2026 00:00:00 +0100

Voor een executive searchbureau zoeken wij een representatieve en servicegerichte professional die ervoor zorgt dat hun kantoor soepel en verzorgd draait. Met oog voor detail, stijl en oprechte gastvrijheid creëer jij een omgeving waarin collega’s, kandidaten en opdrachtgevers zich direct welkom voelen. Zo draag jij bij aan de uitstraling en het dagelijkse functioneren van het bureau.

Wat ga je doen bij Lodiers & Partners?
Als Office Assistant ben je het eerste aanspreekpunt op kantoor en zorg je dat alles rondom ontvangst, kantoororganisatie en ondersteuning professioneel en zorgvuldig verloopt.
Je creëert een prettige en representatieve omgeving voor gasten en collega’s en zorgt ervoor dat dagelijkse werkzaamheden op kantoor efficiënt worden gefaciliteerd.

Wat ga je doen?

Hospitality & ontvangst

Ontvangen van kandidaten, opdrachtgevers en andere gasten

Verzorgen van koffie, thee, vergaderruimtes en lunches tijdens afspraken.

Aannemen van de telefoon, doorverbinden of informeren van jouw collega consultant.

Verzorgen van post.

Kantoororganisatie & facilitaire ondersteuning

Beheren van kantoorvoorraden (kantoorartikelen, pantry, koffie e.d.) en plaatsen van bestellingen food- en office supplies.

Signaleren en oplossen van praktische zaken binnen het kantoor

Zorgdragen voor een verzorgde, georganiseerde en representatieve werkomgeving

Office support & administratie

Voorbereiden en opmaken van documenten volgens vaste formats

Lichte administratieve ondersteuning

Ondersteunen bij praktische en organisatorische werkzaamheden

Je maakt in deze rol deel uit van het officemanagementteam (3 personen) en hebt een nauwe samenwerking met je collega’s.

startende Office Manager bij een Scale-up in Amsterdam Z-O | 32-40 uur

janse@theofficemanagers.nl — Wed, 18 Mar 2026 00:00:00 +0100

Ready voor een vliegende start als Office Manager na het behalen van je diploma of na je eerste baan? Lees dan gauw verder!

Als Office Manager ben jij de go-to persoon op kantoor: gastvrij, georganiseerd, vrolijk en scherp. Geen dag is hetzelfde, van administratieve support tot het organiseren van een geweldige teamlunch. Jij zet de toon, zorgt dat alles op rolletjes loopt en dat iedereen zich welkom voelt.

Je werkt samen met drie andere office-heldinnen: jullie pakken aan, wisselen ideeën uit, zorgen voor een top sfeer en structuur.

Dit ga je doen:

Je begroet bezoekers met een glimlach en beantwoordt telefoontjes & e-mails alsof je het al jaren doet.

Je houdt de voorraden en leveranciersonderhandelingen in de gaten, van kantoorbenodigdheden tot koffiebonen.

Je ondersteunt administratief: facturen, declaraties en kleine regelzaken. Je bent er snel bij en houdt het strak georganiseerd.

Je plant meetings, zorgt dat ruimtes tip-top geordend zijn, coördineert borrels, lunches of hele team-events.

Kortom: samen met jouw collega's zorg je dat het kantoor draait, de sfeer top is én iedereen zich voelt alsof ze op de beste plek zitten.

Medewerker Office Support | Planner Opleidingen | 28-32 uur | Utrecht

janse@theofficemanagers.nl — Wed, 18 Mar 2026 00:00:00 +0100

Je zorgt dat alles op rolletjes loopt bij de trainingen, nascholing en opleidingen van EPST (European Pilot Selection & Training). Je werkt samen in een klein team van 4 directe Office Support collega's. In deze leuke en veelzijdige functie regel jij onder andere:

De planningen voor studenten en instructeurs

Zorg je voor een nauwkeurige administratie: van aanmelding tot diploma uitreiking

Heb je veel contact met alle studenten, instructeurs en internationale vliegscholen

Houd je systemen bij en werk je in Flightlogger, Tribe en Microsoft365

En ondersteun je de Office Manager en directie met allerlei kantoorzaken

Kortom, een afwisselde rol met jouw eigen taken en verantwoordelijkheid en een leuk team aan collega's.

Ervaren OFFICE MANAGER | 7 mndn. via onze opdrachtgever | 24-32 uur in A'foort

janse@theofficemanagers.nl — Mon, 02 Mar 2026 00:00:00 +0100

Ben jij de verbindende Office Manager die moeiteloos schakelt tussen coördineren en meewerken? Solliciteer vandaag nog en start begin december met je nieuwe uitdaging!

Het Support Team bestaat uit 5 personen (PMO'ers, Finance en Facilitair). Ze zijn het kloppend hart van de projectondersteuning.
Vanwege persoonlijke omstandigheden moet de huidige aansturende Office Manager tijdelijk een stapje terug doen. Tijdens haar afwezigheid ben jij in de lead naar het team toe.

Wat ga je doen?

Coördineren van agenda’s, fungeren als eerste aanspreekpunt en verzorgen van algemene administratieve ondersteuning.

Ondersteunen van projectteams en interne afdelingen, inclusief beheer van digitale dossiers en bijdragen aan offertetrajecten.

Facilitaire en organisatorische taken uitvoeren, zoals voorraadbeheer en het regelen van faciliteiten.

Organiseren van interne activiteiten en evenementen, zoals sportdagen, bureaudagen en heisessies.

Beheer van HR-ondersteuning, communicatie en marketing, waaronder personeelsdossiers, website, social media, huisstijl en attenties.

Komt je organisatietalent hier goed van pas? Reageer dan snel op deze vacature!

Allround Office Manager / Backoffice | Internationaal | 24-32 uur | R'dam-Oost

janse@theofficemanagers.nl — Thu, 26 Feb 2026 00:00:00 +0100

Als Office Manager kom jij terecht in een dynamische, internationale multiculturele omgeving waar je direct bijdraagt aan de volgende groeifase van dit internationale biotech bedrijf.

Je werkt rechtstreeks samen met het senior management en alle afdelingen, waaronder HR, Financiën en Logistics. Terwijl we nieuwe collega's uit Nederland en andere werelddelen verwelkomen, speel je een cruciale rol in het creëren van een gastvrije en efficiënte omgeving, waarbij je ervoor zorgt dat iedereen heeft wat hij of zij nodig heeft om te slagen.

Wie zoeken zij?

Een Proactieve Organisator

Je bent een geboren planner die ziet wat er moet gebeuren en initiatief neemt. Je beheert de volledige kantooromgeving; van het contact met leveranciers en het beheren van de inkoop en de voorraad tot het afhandelen van alle algemene administratieve backoffice taken.

Een Mensgerichte HR Ondersteuner

Jij bent de ‘go-to’ persoon voor het team. Je biedt cruciale HR-ondersteuning, waaronder hulp bij de aanvraag van vergunningen en visa voor onze internationale collega's, het helpen regelen van hun huisvesting en het ondersteunen van managers tijdens sollicitatiegesprekken. Je behandelt gevoelige informatie met discretie en professionaliteit.

Een Internationale Communicator

Je blinkt uit in een multiculturele omgeving en communiceert met zelfvertrouwen en helderheid. Je spreekt vloeiend Nederlands en Engels en bent in staat om te coördineren met internationale teams, Europese partners en NL autoriteiten.

Een Punctuele en Zorgvuldige Professional

Je hebt een scherp oog voor detail en begrijpt het belang van processen en procedures. Je biedt cruciale administratieve ondersteuning voor vergunningaanvragen en helpt bij het beheer van ons Kwaliteitsmanagementsysteem (ISO9001).

Een Flexibele Teamspeler

Je gedijt goed in een dynamische omgeving waar geen twee dagen hetzelfde zijn. Je bent bereid om marketingactiviteiten te ondersteunen, te helpen bij diverse projecten en ad-hoc taken op je te nemen om het team te helpen zijn doelen te bereiken.

Office Manager | Ambulante Zorg | 32-36 uur | Regio Zeist

janse@theofficemanagers.nl — Tue, 17 Feb 2026 00:00:00 +0100

Als Office Manager vervul je een brede en verantwoordelijke rol binnen een organisatie met maatschappelijke betekenis binnen de zorg. Je werkt nauw samen met en voor zeer betrokken collega’s door het hele land en zorgt dat de organisatie soepel draait. Een leuke allround officemanagement rol met veel eigen regelruimte!

Wat ga je doen?

Ondersteunen van directie en management (agenda, planning, presentaties)

Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten

Ontvangen van bezoekers en beheren van telefoon en e-mail

Coördineren en beheren van facilitaire zaken en kantoorbeheer

Ondersteunen bij projecten

Zorgdragen voor interne attenties en teammomenten

BHV-taken

Managementassistent | Secretaresse | Eindhoven

janse@theofficemanagers.nl — Mon, 19 Jan 2026 00:00:00 +0100

Als managementondersteuner houd jij graag het overzicht, krijg jij zaken geregeld en ontzorg je collega’s. Jij bent de persoon die ervoor zorgt dat de manager bedrijfsvoering en teamleiders hun werk optimaal kunnen uitvoeren. Jij regelt, organiseert, denkt vooruit en zorgt ervoor dat iedereen op tijd over de juiste informatie beschikt. Daarnaast stuur je functioneel het team Facilitair & Catering aan en draag je bij aan het optimaliseren van werkprocessen en beleid binnen dat team.

Taken en verantwoordelijkheden:

Agendabeheer voor manager bedrijfsvoering en teamleiders.

Organiseren en voorbereiden van vergaderingen.

Opstellen van verslagen en monitoren van actiepunten.

Redigeren en opstellen van documenten en correspondentie.

Beheren en actueel houden van digitale archieven.

Fungeren als key-user voor Office365 en andere veelgebruikte systemen.

Verantwoordelijk voor een goede in- en externe informatievoorziening.

Functionele aansturing van het team Facilitair & Catering.

Signaleren en melden van knelpunten en ondersteunen bij verbeteringen hiervan.

Facilitair Office Manager in Internat. Scheepvaart; 16-24 uur in Rotterdam Zuid

janse@theofficemanagers.nl — Sun, 11 Jan 2026 00:00:00 +0100

Ben jij een gastvrije officemanager met een warme persoonlijkheid? Dan weet je als geen ander wat ervoor nodig is om een kantoor op orde te hebben én je collega’s te ontzorgen. Zie je jezelf werken bij een trots maar toch nuchter Rotterdams kantoor in de internationale scheepvaart? Lees verder!

Wat ga je doen?
Als Facilitair Officemanager ben jij het kloppende hart van het kantoor. Je zorgt dat de dagelijkse gang van zaken soepel verloopt: van het ontvangen van bezoekers en het ondersteunen van collega’s tot het beheren van facilitaire diensten en het organiseren van evenementen en zakenreizen. Daarbij combineer je een gastvrije houding met oog voor detail en een praktische aanpak. Je schakelt moeiteloos tussen organiseren, coördineren en hands-on bijspringen. Met jouw energie en humor zorg je ervoor dat collega’s en bezoekers zich welkom en ondersteund voelen.
Samen met jouw collega voor Finance & HR zorg je ervoor dat alles soepel verloopt en de kwaliteit hoog blijft.

Secretariële Taken

Ondersteunen bij agendabeheer, correspondentie en het organiseren van interne en externe vergaderingen en verwerken van inkomende en uitgaande post.

Ontvangen van bezoekers en fungeren als eerste aanspreekpunt.

Organisatie van evenementen, het regelen van zakenreizen en hotelaccommodaties.

Facilitaire Taken

Bestellen van office- en food supplies o.a. bij AH en beheren van contracten met leveranciers en externe dienstverleners.

Zorgdragen voor een schone pantry en lunch- en vergaderruimte.

Coördineren van schoonmaak, onderhoud en IT-ondersteuning.

Administratieve Taken

Ondersteunen van de administratie afdeling door o.a. het bijhouden van overzichten en (digitale) archivering.

Ondersteunen bij de voorbereiding van rapportages, notulen en presentaties.

Ondersteunen bij de onboarding van nieuwe medewerkers.

ER-Taken (BHV)

Optreden als gecertificeerd bedrijfshulpverlener (BHV’er) en je kennis up-to-date houden.

Verlenen van eerste hulp bij ongevallen en assisteren bij evacuaties.

Deelnemen aan BHV-oefeningen en trainingen georganiseerd door De Rotterdam.

En dat allemaal vanuit een kantoor met een spectaculair uitzicht op de skyline van Rotterdam!

Office Manager | AI Services Scale Up | 24-32 uur | Utrecht

janse@theofficemanagers.nl — Sun, 11 Jan 2026 00:00:00 +0100

Dit is een gloednieuwe rol waarin jij als Officemanager de regie neemt. Jij zorgt voor een prettige werkplek en dat alles kantoor soepel verloopt. Ben jij die energieke aanpakker voor deze rol? Reageer snel op deze vacature!

Het team en de uitdaging

Wat ga je doen?
In deze rol zorg je voor overzicht, een prettig kantoor en soepele dagelijkse processen. Je hart gaat sneller klop
pen van een breed takenpakket en je weet goed raad met verschillende werkprocessen, waarbij je altijd kijkt hoe ze slimmer en efficiënter kunnen worden ingericht. Deze vrijheid krijg je!
Het team kan op jou rekenen voor ondersteuning en structuur. Zo draag je direct bij aan een professionele, goed georganiseerde werkomgeving.

HR

Organiseren van een warme en vlotte onboarding.

Mutaties verwerken en het pensioenportaal bijhouden.

Beantwoorden HR gerelateerde vragen.

Aanvragen van NS Business Cards en andere praktische zaken.

Zorgen voor een kloppende en actuele HR administratie.

Ook ben je de ‘cultuurbewaker’ dus jouw organisatietalent kun je kwijt in het organiseren van teamuitjes, kerst, Sinterklaas, pub quizzen, etc.

Team- & managementsupport

Ondersteunen van de eigenaren en het MT. Je neemt de taken over van de huidige virtual assistant.

Voorbereiden van goede presentaties voor het commerciële team.

Fungeren als eerste aanspreekpunt voor dagdagelijkse vragen van collega’s.

Beantwoorden van de algemene telefoonlijn .

Administratie

Declaraties indienen en completeren.

Op termijn boekhoudkundige taken overnemen van de externe controller.

Facilitair en kantoorbeheer

Bestellen van office en food supplies, geschenken en attenties en algemeen voorraadbeheer.

Onderhouden van contact met het schoonmaakbedrijf en leveranciers.

Zorgdragen voor een nette en verzorgde kantooromgeving waarbij met nadruk door onze opdrachtgever is aangegeven dat je niet de “opruimer” wordt binnen het bedrijf. Iedereen draagt hieraan zijn ‘steentje’ bij.

Bestuursondersteuner | Woningstichting | 32-36 uur | Eindhoven

janse@theofficemanagers.nl — Wed, 07 Jan 2026 00:00:00 +0100

Als bestuurssecretaresse/directiesecretaresse ben jij het organisatorische anker van de directeur-bestuurder. Je zorgt ervoor dat de bestuurder zich volledig kan richten op de strategische koers, terwijl jij proactief de ondersteuning regelt. Je bent de spil in een dynamisch veld en krijgt de unieke kans om samen met je collega's het secretariaat slim te laten werken.

Wat maakt deze functie uitdagend?

Organisatorisch Talent: Je plant en organiseert uiteenlopende bijeenkomsten, van strategische sessies tot overleggen met gemeenten. Je beheert een complexe agenda, bereidt vergaderingen met o.a. de Ondernemingsraad en Huurdersraad tot in de puntjes voor. Je zorgt voor een heldere verslaglegging en bewaakt de opvolging van actiepunten.

Team-coach: Je bent de inhoudelijke kartrekker van het secretariaat. Je coacht je collega's, deelt best practices en tilt samen met het team de werkwijze naar een hoger niveau.

Informatiestromen: Je bent de poortwachter van de informatiestromen. Je structureert de digitale communicatie en archieven (Teams, SharePoint) en zorgt dat de juiste informatie tijdig bij de juiste personen is.

Het team en de uitdaging
Je vormt samen met drie managementondersteuners het secretariaat, het organisatorische hart van 'thuis. Door het aanstaande pensioen van de huidige bestuursondersteuner en een collega managementondersteuner, verwelkomt ‘thuis graag twee nieuwe collega’s. Meteen een goed moment om het secretariaat verder te professionaliseren. De bestuursondersteuner werkt nauw samen met de bestuurssecretaris en neemt deze rol waar bij vakantie of ziekte.

Office Manager| Consultancy Verzekeringsbranche | 32-40 uur | Utrecht

janse@theofficemanagers.nl — Mon, 01 Dec 2025 00:00:00 +0100

Wij zoeken een proactieve en georganiseerde Office Manager die energie krijgt van afwisseling en verantwoordelijkheid. Jij bent nauwkeurig, sociaal en schakelt moeiteloos tussen verschillende taken. Als er iets niet volgens plan loopt, blijf jij rustig en denk je direct in oplossingen in plaats van problemen.

Wat ga je doen?
In de rol van Office Manager ben jij het organisatorische hart van het bedrijf. Jij zorgt dat de dagelijkse gang van zaken soepel verloopt en ondersteunt verschillende teams waar nodig. Denk aan het meewerken aan de werving van nieuwe collega’s, het bijhouden van de financiële administratie (zoals facturatie en boekhouding), het ondersteunen van HR-processen, en het helpen organiseren van interne evenementen en onboardingtrajecten.
Daarnaast zorg je dat alles op kantoor op rolletjes loopt — van het beheren van post en bestellingen tot het regelen van personeelsvoorzieningen. Je werkt zelfstandig, maar weet ook precies wanneer samenwerking met collega’s nodig is om resultaten te behalen.

Tijdelijk Personal Assistant | fulltime 38 uur/ 5 mndn. | Regio Rotterdam Zuid

janse@theofficemanagers.nl — Mon, 01 Dec 2025 00:00:00 +0100

Ben je de komende 5 maanden voor 38 uur per week beschikbaar? Zonder langdurige vakanties in de planning? Ben jij een energieke en proactieve Personal Assistant die gewend is om te werken op C-level? Reageer dan op deze veelzijdige en uitdagende functie!

Over de rol?

Als Personal Assistant ondersteun je voornamelijk de General Manager bij het organiseren van zijn dagelijkse werkzaamheden en ondersteun je in mindere mate het MT (10 pers.) bij het coördineren van uiteenlopende activiteiten. Je beheert de agenda, bereidt vergaderingen voor en verzamelt relevante informatie bij interne stakeholders. Je schakelt met het hoofdkantoor in Frankrijk. Je boekt reizen. Je anticipeert en ondersteunt de business waar nodig, gevraagd en ongevraagd. Je denkt vooruit, signaleert wat nodig is en zorgt dat actiepunten en afspraken tijdig worden opgevolgd. Dankzij jouw overzicht en nauwkeurigheid blijft het werktempo beheersbaar en is de General Manager altijd optimaal voorbereid.

tijdelijk Facilitair Front Office Medewerker | 32-40 uur 2 mnd| Amsterdam Z-O

janse@theofficemanagers.nl — Thu, 13 Nov 2025 00:00:00 +0100

Tijdelijke functie!
Ben jij iemand die energie krijgt van een goed georganiseerd kantoor en een prettige werksfeer? Dan is dit een mooie tijdelijke rol waarin je echt het verschil kunt maken.

Je bent het centrale aanspreekpunt voor collega’s en bezoekers, houdt overzicht en zorgt dat alles soepel verloopt. Van enkele administratieve taken tot facilitaire zaken en van planning tot teamactiviteiten – jij regelt het!

Je ondersteunt jouw drie collega’s in het office team. Jullie stemmen goed af, denken met elkaar mee en creëren samen een fijne, gestructureerde werkomgeving.

Wat ga je doen?

Bezoekers ontvangen en het eerste aanspreekpunt zijn voor telefoon en e-mail.

Voorraad en leveranciers beheren, zodat kantoorbenodigdheden altijd op orde zijn.

Administratieve ondersteuning bieden, zoals het verwerken van facturen en declaraties.

Vergaderingen, lunches en borrels organiseren en zorgen dat alles tot in de puntjes is geregeld.

Kortom: jij zorgt ervoor dat het kantoor draait, de sfeer goed is en iedereen zich prettig voelt op de werkvloer.

allround Office Manager | Adviesbureau Onderwijs | hybride 28-32 uur | Utrecht

janse@theofficemanagers.nl — Thu, 06 Nov 2025 00:00:00 +0100

Er heerst er een fijne, open werksfeer met korte lijnen. Het team hecht veel waarde aan een multi-talent als Officemanager, die het kantoor draaiende houdt. De ideale kandidaat is dan ook iemand die graag proactief meedenkt en initiatief neemt als hij/zij vindt dat een taak, procedure of proces sneller of slimmer kan.

Jouw taken zijn onder andere:

Financiële administratie - Verantwoording en uitvoering crediteuren- en debiteuren beheer.

Projectadministratie - Relatiebeheer, projectenbeheer, realisatieproces offerte, urenregistraties en andere projectgerelateerde werkzaamheden.

Officemanagement - Plannen, organiseren en coördineren van interne en externe meetings (netwerkbijeenkomsten ca. 8x per jaar en leergangen ca. 3 per jaar), onderhoudscontracten bijhouden, voorraden kantoorartikelen managen.

Managementondersteuning - Agenda-, mailbox- en documentenbeheer voor MT.

HR ondersteuning - Mutaties in medewerkers software, organisatie van teammeetings en uitjes, relatiegeschenken, nieuwe medewerkers van informatie voorzien.

Marketing en communicatie - Websitebeheer klein, socials en IT support doorzetten.

Doorontwikkeling - Verbeteringen en kansen zien en ruimdenkend signaleren.

Kortom: een afwisselende rol waarin jij als Officemanager helemaal tot je recht komt. Met jou aan boord loopt de administratie op rolletjes en zijn de events strak georganiseerd.

Boekhouder/Administrateur | Internationaal Producent | 24-38 uur | Woerden

janse@theofficemanagers.nl — Mon, 27 Oct 2025 00:00:00 +0100

De ideale kandidaat is proactief, analytisch sterk en communicatief vaardig. Je vindt het leuk om mee te bouwen aan een organisatie waar innovatie en korte lijnen centraal staan. Niet onbelangrijk, het internationale aspect met bijkomende complexiteit spreekt jou bijzonder aan. Samen met je directe collega-administrateur ben je verantwoordelijk voor het opstellen en analyseren van financiële rapportages voor circa 15 internationale entiteiten én voor groepsrapportages op totaalniveau.

Als Boekhouder/Administrateur:

Werk je met MS Dynamics Business Central en zorg je ervoor dat alle rapportages tijdig en accuraat beschikbaar zijn.

Adviseer je de directie over financiële implicaties van strategische keuzes, voer je risico- en investeringsanalyses uit en denk je beleidsmatig mee over de toekomst.

Ben je een volwaardig gesprekspartner voor het management en weet je financiële inzichten te vertalen naar praktische adviezen.

Werk je samen met een administratief medewerker die verantwoordelijk is voor crediteuren/debiteuren en transportdocumentatie. Bij afwezigheid pak jij deze taken zelf op.

Office Manager | 24–32 uur | Vast | Maatschappelijk organisatieadvies | Utrecht

janse@theofficemanagers.nl — Sun, 12 Oct 2025 00:00:00 +0100

Jij bent de regelaar pur-sang die houdt van aanpakken. Door jou verloopt alles achter de schermen soepel: agenda’s fixen, processen stroomlijnen en altijd een oplossing paraat. Geen gedoe, gewoon doen – herken jij jezelf hierin als office manager? Reageer dan snel op deze rol.

WAT GA JE DOEN
Jij bent degene die alles achter de schermen soepel laat lopen. Je houdt overzicht, regelt (complexe) afspraken en zorgt dat office/facilitaire processen slimmer worden ingericht. Nieuwe collega’s help je snel op weg en je bent het aanspreekpunt voor alles wat intern speelt.
Daarnaast:

Houd je de mailbox en social media kanalen bij.

Ondersteun je deels bij werving & selectie.

Werk je de financiële overzichten bij.

Regel je dagelijks de lunch en zorg je ervoor dat het kantoor altijd op orde is.

Kortom: een afwisselende rol waarbij jouw bijdrage meetelt en wordt gewaardeerd.

Bestuurssecretaresse | Directiesecretaresse | Onderwijs | 32 uur | Sittard

janse@theofficemanagers.nl — Sat, 13 Sep 2025 00:00:00 +0100

Als bestuurs- en directiesecretaresse ben jij samen met jouw collega bestuurssecretaresse de spil in de ondersteuning van het college van bestuur en de directeur Ondersteunende Diensten van LVO. Je brengt structuur en rust in een dynamische omgeving en zorgt dat alles op rolletjes loopt. Je bereidt afspraken en overleggen zorgvuldig voor, bewaakt de voortgang van acties en bent scherp op dwarsverbanden en prioriteiten.

Met jouw organisatorisch talent en oog voor detail zorg je voor vlekkeloze communicatie, strakke planning en heldere verslaglegging. Je denkt actief mee, bent een stevige gesprekspartner en werkt samen met je collega aan de verdere professionalisering van het bestuurssecretariaat.

Wat ga je doen?

Beheert de complexe agenda’s van CvB, directeur ondersteunende diensten tevens secretaris, stelt prioriteiten en onderhoudt intern en extern contact.

Coördineert complexe informatiestromen en zorgt voor heldere communicatie richting CvB, RvT, GMR en MT.

Verleent brede secretariële ondersteuning aan CvB, directeur Ondersteunende Diensten, secretaris en MT.

Stelt jaar-, vergader- en gespreksplanningen op (o.a. voor CvB en RvT).

Notuleert o.a. directie-, bestuurs- en RvT-vergaderingen, stelt verslagen op en bewaakt de opvolging van besluiten.

Filtert en prioriteert binnenkomende correspondentie; handelt organisatorische zaken zelfstandig af.

Stelt zelfstandig brieven, memo’s en e-mails op voor het CvB en de directeur.

Office Manager met HR ondersteuning | 32-40 uur | Regio A'foort/Hoevelaken

janse@theofficemanagers.nl — Tue, 09 Sep 2025 00:00:00 +0100

Dit is een perfecte rol voor een Office Manager die houdt van een breed takenpakket met veel vrijheid en regelruimte ofwel je bent zelf in charge hoe je de zaken efficient aanpakt en inregelt. Je wordt de administratieve en organisatorische spil van het kantoor met een accent op de HR-ondersteuning. Daarnaast ben je sociaal en zorg je voor de cohesie in het kantoor. Dat past bij jou want je hebt oprechte interesse in mensen. Je schakelt met het MT en de engineers. Je kunt je in deze rol verder ontwikkelen; daar staan ze voor open. Je krijgt de verantwoordelijkheid.

Wat ga je doen?

Organiseren van interne bijeenkomsten en (team)evenementen.

Beheren van facilitaire zaken en het dagelijks reilen en zeilen op kantoor.

Ondersteunen van collega’s en management bij administratieve taken.

Coördineren van het onboardingproces van nieuwe medewerkers.

Ondersteunen bij de werving en selectie in samenwerking met de HR-manager en of recruiter.

Onderhouden van personeelsdossiers en verzorgen van HR-administratie.

parttime medewerker Secretariaat + AFAS Applicatiebeheer | Hiv Ver. | A'dam

janse@theofficemanagers.nl — Tue, 19 Aug 2025 00:00:00 +0100

Vind je het leuk om parttime de vereniging te ondersteunen? Heb jij kennis van Afas als gebruiker en als functioneel beheerder? En voel jij je thuis bij een maatschappelijk betrokken organisatie waar je helemaal jezelf mag zijn? Dan is deze rol iets voor jou!

Wat ga je doen?

Secretariaat & Facilitair

Je ondersteunt de stafmedewerkers bij werkzaamheden voor de vereniging (incidenteel buiten kantooruren).

Je verzorgt de post- en e-mailafhandeling, beantwoordt de telefoon en schakelt door naar de 1e hulplijn indien nodig.

Je ontvangt bezoekers en verzorgt de verzending van het ledenblad en van brochures naar onder andere zorginstellingen en instanties voor voorlichting.

Je boekt en faciliteert vergaderruimtes, beheert sleutels en voert overige facilitaire taken uit.

Beheer Ledenadministratie & AVG

Je beheert de ledenadministratie en verzorgt de jaarlijkse contributiefacturatie inclusief incasso en herinneringen.

Je vraagt VOG-verklaringen aan, beheert vrijwilligersovereenkomsten en bewaakt de AVG-registraties en compliance.

Funtioneel- en Applicatieheheer Ledenadministratie in AFAS

Voor de AFAS modules Profit en InSite regel je het functioneel- en applicatiebeheer en ben je aanspreekpunt voor collega's.

Je verzorgt mailingen en rapportages vanuit AFAS en houdt handleidingen en draaiboeken up-to-date.

Binnen deze functie vervul je een ondersteunende (dubbel)rol binnen het secretariaat en het beheer van de AFAS modules met speciale focus op ledenbeheer en digitale processen. Je ondersteunt zowel medewerkers op kantoor als vrijwilligers door het hele land, onder aansturing van de officemanager.

Hands-on HR Adviseur / Business Partner | Ambulante Zorg | 24 uur | Regio Zeist

janse@theofficemanagers.nl — Fri, 01 Aug 2025 00:00:00 +0100

Als HR Adviseur ben jij hét aanspreekpunt voor HR binnen het label ambulante zorg vallend onder een grotere moederorganisatie met meerdere labels. Je combineert operationele administratieve HR taken met strategisch advies. Het fijne in deze functie is dat je professionele HR ondersteuning hebt vanuit de moederorganisatie bijv. bij langdurig verzuimdossiers. Deze nemen zij van je over.
Tegelijk denk je mee en geef je invulling aan het strategisch HR beleid zoals het inrichten van het salarishuis/waarderingssysteem van het label. Je gesprekspartners hierbij zijn de directeur, de regiomanagers en de recruiter.

Wat ga je doen?

Je adviseert directie, regiomanagement en collega’s over HR-vraagstukken.

Je beheert, bewaakt, signaleert en verbetert HR-processen bijv. workflows in AFAS, vaak in samenwerking met de HR afdeling van de moederorganisatie.

Je werkt nauw samen met de recruiter en personeelsadministratie en rapporteert aan directie en management.

Je bent de verbindende schakel tussen HR en de rest van dit zorglabel.

Office Manager | Informeel advocaten kantoor | 24 - 32 uur | Utrecht

janse@theofficemanagers.nl — Tue, 06 May 2025 00:00:00 +0100

Voor een klein, informeel juridisch team met grote ambities, humor en hart voor het werk zoeken wij een nieuwe Office Manager. In deze rol houd jij overzicht, regel je de boel tot in de puntjes en ben je de rots in de branding voor onze juristen én onze cliënten. We zoeken iemand die tussen de 24 en 32 uur per week op kantoor wil werken. Hoe je die uren indeelt? Daarin zijn we flexibel — bijvoorbeeld 4 dagen van 6 uur is helemaal bespreekbaar. Samen kijken we wat het beste past. Het kantoor ligt centraal in het hart van Utrecht en is uitstekend bereikbaar met het openbaar vervoer.

Jouw taken zijn onder andere:

Klanten en relaties vriendelijk te woord staan.

Afspraken plannen, deadlines bewaken en agenda’s beheren.

Administratieve en finance taken oppakken.

Documenten redigeren, archiveren en verzendklaar maken van documenten en (proces)stukken.

Facilitaire taken zoals de lunch regelen, maar ook tolken reserveren en in het algemeen zorgen voor een soepel kantoorverloop.

Office Manager | Mensgerichte regelfunctie | 28-32 uur | Utrecht

janse@theofficemanagers.nl — Thu, 01 May 2025 00:00:00 +0100

Pas je bij een informele niet hiërarchische organisatie? Ben je goed in organiseren, plannen en structuur aanbrengen in je werk? Werk je graag zelfstandig, ben je po-actief en heb je een ondernemende houding? Dan is dit jouw functie!

Wat ga je doen?

Je organiseert opleidingen en trajecten van A tot Z. Van het plannen en het maken van roosters tot afstemming met trainers en het regelen van lunches en locaties.

Je bouwt aan en onderhoudt sterke relaties met deelnemers, klanten en leveranciers dankzij jouw dienstverlenende en contactgerichte houding.

Je verzorgt de facturatie en het debiteurenbeheer.

Het opstellen van diploma’s en het beheer van lesmaterialen.

CRM systeem (Coachview) bijhouden.

Je zorgt dat processen soepel verlopen en denkt mee over verbeteringen. In het najaar starten ze met een nieuw Teams app integratie project.

Facilitair bied je ondersteuning aan gasten en deelnemers. Lunch wordt verzorgd door een externe sociaal bewogen organisatie, passend bij de gedachte van Emonomy.

Office Manager | Team Lead | Psychologen Praktijk | 28-32 uur | Amsterdam

janse@theofficemanagers.nl — Tue, 01 Apr 2025 00:00:00 +0100

Ben jij de alles-kunner die in is voor een afwisselende, leidinggevende officemanagement functie binnen een grote psychotherapeutenpraktijk? Als jij een enthousiaste, hands-on Office Manager met ervaring in het leiden van een secretariaat bent, dan hebben we de volgende reeks uitdagende en diverse taken voor jou in petto:

Leiding geven over het secretariaat: Rooster doorboeken en veranderingen doorvoeren, aanspreekpunt voor de studenten, procesbewaking en functioneringsgesprekken.

Financiële en backoffice administratie: Facturatie en betalingen via Infomedics volgens vastgestelde protocollen, gebruik EPD en opvolgen van meldingen rondom incasso en deurwaarders.

HR-beheer: Beheer van tijdelijke arbeidscontracten, verlof- en verzuimregistratie, contact met de Arbodienst.

Operationele taken: Facilitaire en IT-zaken, je wordt de schakel voor extern IT-beheer.

Overleg en coördinatie: Regelmatige afstemming met de praktijkhouder, financieel manager en backoffice om processen soepel te laten verlopen.

Dossierbeheer en rapportage: Systematisch afvinken en documenteren van acties in portals.

Office management: Regelen en voorbereiden van vergaderingen, inclusief notulen en opvolging.

Juridisch Secretaresse | Legal Assistant | 32-40 uur | Amsterdam Zuid

janse@theofficemanagers.nl — Mon, 03 Mar 2025 00:00:00 +0100

Ben jij juridisch secretaresse / legal secretary en klaar voor een switch naar een leuk advocatenkantoor in Amsterdam Zuid? Ben jij een pro in multitasken en op zoek naar een afwisselende rol binnen een leuk team? Dan wordt dit wellicht jouw nieuwe baan!

Jouw baan als juridisch secretaresse?
Je ondersteunt samen met jouw collega secretaresses meerdere advocaten. Het is echt een leuk team met drie collega's. De sfeer is collegiaal, open en hartelijk. Focus moet je hebben wanneer je dictaten en correspondentie in de juiste lay-out uitwerkt en mails beantwoordt. Vlot schakelen doe je wanneer je de agenda's inplant en tegelijk de telefoon gaat met een cliënt aan de lijn, de deurbel gaat en je niet moet vergeten de termijnen en deadlines te bewaken. Samen met elkaar verzorg je de lunch, ontvang je gasten, houd je gegevens van cliënten bij, vervang je af en toe je collega's en zijn er nog vele andere taken en taakjes.

Allround HR Adviseur | Natuurorganisatie | 32 uur | Haaren

janse@theofficemanagers.nl — Mon, 03 Feb 2025 00:00:00 +0100

De HR Adviseur maakt deel uit van de afdeling Bedrijfsvoering. Deze afdeling zorgt ervoor dat alles achter de schermen efficiënt verloopt, van administratie en HR tot ICT en inkoop.
Wij zoeken voor hen een ervaren HR-adviseur die ook een ondersteunende en adviserende rol heeft voor het Hoofd Bedrijfsvoering. Iemand die zich thuis voelt in een groene, inspirerende organisatie en die met passie de talenten van zijn/haar collega's laat bloeien.

Als HR Adviseur:

adviseer je leidinggevenden en medewerkers over functioneren, verzuim en re-integratie en draag je bij aan het ontwikkelen, bewaken en uitvoeren van het HR-beleid.

richt je efficiënte P&O-processen in.

In de ondersteunende rol:

coördineer je de werving en selectie van nieuwe medewerkers.

verwerk je personeelsmutaties en communiceer je deze naar medewerkers.

ben je het aanspreekpunt voor de arbodienst, registreer je verzuim en verzorg je de contracten en administratieve afhandeling van HR zaken, waaronder scholingsaanvragen en verlofregistratie.

Parttime HR | Office Support | IT & Tech | 20 uur | Delft

Sat, 01 Feb 2025 00:00:00 +0100

In deze unieke en afwisselende parttime rol met focus op HR taken krijg je veel ruimte om je eigen tijd in te delen. Je werkt samen met de Office Manager/Management Assistant. Het is een gevarieerde rol binnen het kleine Office team, waar ook een financieel administratief medewerker onder valt. Je wordt hier echt gewaardeerd om wie je bent en om de ondersteuning die je biedt aan je collega’s. Leer je snel? Ben je accuraat en neem je graag initiatief? Werk je graag samen maar houd je ook van zelfstandigheid? Reageer!

WAT GA JE DOEN?

HR-ondersteuning: Je bent verantwoordelijk voor diverse HR-taken, zoals het begeleiden van zieke collega's, het opstellen van contracten en het verzorgen van de verzuim- en personeelsadministratie. Ook organiseer je bedrijfsuitjes, feestjes en jubilea van collega's.

Marketingactiviteiten: Je draagt bij aan het opzetten en uitvoeren van marketingcampagnes, helpt bij het beheer van de website en social media en ondersteunt in het organiseren van evenementen en communicatieprojecten.

Managementondersteuning: Samen met de managementassistent en de financieel administratief medewerker zorg je ervoor dat de managers optimaal kunnen presteren door diverse administratieve en ondersteunende taken op je te nemen. Notuleren en agendabeheer zijn een belangrijk onderdeel van deze taak.

Kortom: dankzij jouw inzet kunnen je collega's zich volledig richten op hun passie: het ontwikkelen van oplossingen op het gebied van complexe berekeningen en software-engineering. Spreekt deze rol in een wereld van hoogopgeleide professionals jou aan? Lees snel verder!

Allround Ervaren Office Manager | IT Services | Fulltime 32-40 uur | Woerden

janse@theofficemanagers.nl — Sat, 01 Feb 2025 00:00:00 +0100

Ben jij op zoek naar een veelzijdige functie waarin Officemanagement en Finance samenkomen? Meer afwisseling en uitdaging? Dan hebben wij de perfecte functie voor jou! Bij Wanbound, een sympathiek IT-bedrijf in Woerden, weet je nooit hoe jouw dag verloopt. Afwisselend genoeg? Lees dan snel verder!

Wat ga je doen?
In deze rol van Office Manager ben jij de spil van het kantoor en de rechterhand van de drukbezette directie en het sales team. Alle facetten van de bedrijfsvoering komen bij jou voorbij. Een greep uit jouw uitgebreide takenpakket:

Officemanagement: Eerste aanspreekpunt voor collega's en externen, agendabeheer, telefoon- en e-mailafhandeling, correspondentie en verslagen uitwerken, archivering, inkoop van kantoor- en foodsupplies en personeelsadministratie.

Sales: Inkoop, voorraadbeheer, verzendingen, contracten en aanspreekpunt voor klanten.

Administratie: Facturatie (vanuit contracten en ticketsysteem), automatische incasso’s, debiteurenbeheer en managementrapportages.

HR: Personeelsadministratie, ondersteuning bij voortgangsgesprekken en persoonlijke opleidingsplannen.

Samen met de directie verzorg je BTW-aangiftes en schakel je met de accountant en Belastingdienst.

Je werkt met Exact Online voor de boekhouding en Loket voor HR-zaken.

Zie je een proces dat beter kan? Dan stel je verbeteringen voor. De lijnen zijn kort en de structuur is plat.