De office manager is de spil van het bureau en de rechterhand van de directie. De office manager is verantwoordelijk voor het (mede) initiëren, vormgeven en uitvoeren van de werkprocessen. Alle facetten die een rol spelen bij het management van het bureau komen aan bod.
Het is van belang dat de office manager mee veert met de ontwikkeling/groei van het bureau en zich prettig voelt in een verschuivend, verder ontwikkelend takenpakket.
Takenpakket
- Algemeen Secretariële taken
- Opstellen correspondentie en e-mail afhandeling in Nederlands en Engels; intensief agendabeheer directie, afhandelen post, ontvangst gasten en telefoonafhandeling.
- Verantwoordelijk voor kwaliteit en consequente huisstijl.
- Communicatie en PR
- Organisatie persbijeenkomsten, testscreenings en previews, contentmanagement website.
- P&O taken
- Administratieve afhandeling m.b.t. in- en uitdiensttreding; verantwoordelijk voor ziekte- en verzuimregistratie.
- Facilitaire Taken
- Inkoop print en office supplies; ICT beheer; aansturing schoonmaak; regelen lunch.
- Financieel administratieve taken
- Projectadministratie en facturatie.
Functie Eisen
- Een afgeronde HBO opleiding of MBO++ aangevuld met een secretariële opleiding en/of opleiding Office Management.
- Uitstekende mondelinge (ABN) en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse taal en Engelse taal.
- Een hoog vaardigheidsniveau in het gebruik van alle MS-Office (Word, Excel, PowerPoint en Outlook) pakketten. Men werkt met Apple.
Persoonlijke Kenmerken
- Proactief; denkt twee stappen vooruit.
- Snel kunnen schakelen; probleemoplossend.
- Organisator en planner.
- Enthousiast en positief; vlotte omgangsvormen passend bij een creatieve en moderne bedrijfscultuur.
- Affiniteit met en/of werkervaring binnen de reclame of mediabranche.
- Ondersteuner pur sang die ook bewust gekozen heeft voor dit vak en die die graag werkt binnen een klein en hecht team.
- Maar ook accuraat en zorgvuldig.
Kortom je bent een professional en oefent je vak met enthousiasme uit.
Wat wordt geboden
Werken binnen een energiek en ambitieus jong bedrijf met een informele bedrijfscultuur waar creativiteit ontplooit wordt en werk sfeer belangrijk is. Eigen inzicht en ideeën worden gewaardeerd.
In eerste instantie is er sprake van een tijdelijke arbeidsovereenkomst (via de opdrachtgever) met uitzicht op een vast dienstverband bij gebleken geschiktheid.
Het betreft hier een functie voor 32-40 uur/week. Je krijgt een laptop en GSM tot je beschikking.
Interesse?
Je sollicitatie voorzien van motivatie, kun je sturen naar
info@theofficemanagers.nl, onder vermelding van projectnummer TOMO100016 of solliciteer via onze website www.theofficemanagers.nl. Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Anita Buurma op 030-8783118 van maandag t/m donderdag van 09.00 tot 21.00 uur; op vrijdag van 09.00 tot 16.30 uur.
secretaresse - PA - "Personal Assistant" - secretary - officemanager - "management assistant" - "management assistente" - directiesecretaresse