Vacature : Managementassistent
Uren per week : 32-40 (dagen en tijden in overleg)
Locatie : Den Haag
Salarisindicatie : Max. € 3.747, - bruto per maand o.b.v. 40 uur (jaarlijkse indexatie)
Secundair : o.a. 13e maand, pensioen, laptop, telefoon, regelmatig teamuitjes en borrels
Thuiswerken : In overleg
Contract : Werving & selectie, contract bij onze opdrachtgever
Bedrijfsomschrijving:
Weinig organisaties liggen ons, qua missie, zo nauw aan het hart als deze. Het team werkt samen hard aan het realiseren van een gezonde samenleving. Hierin gaan ze betrokken, sociaal, bevlogen en zeer ambitieus te werk. Dit is een hele leuke periode om deel uit te gaan maken van het team, aangezien ze qua aantal medewerkers de afgelopen jaren zijn verdubbeld. Ze zijn gevestigd in een onlangs gerenoveerd kantoor. Hierdoor is er, qua inrichting en sfeer, een hele fijne werkplek (ontmoetingsplek) gerealiseerd met prachtige bureaus, fijne stilteruimtes en een supermooie kantine!
Ter uitbreiding van het secretariaat mogen we een nieuwe collega-assistent werven. Het secretariaat is het kloppend hart én visitekaartje van de organisatie. Het hechte team collega’s ondersteunt met oog voor kwaliteit, daadkracht en plezier de directeur-bestuurder, het managementteam (MT) en alle programma’s van deze organisatie. Met elkaar vormen zij een goed geoliede machine. Het secretariaat is op elkaar ingespeeld en de collega’s vervangen elkaar als dat nodig is.
De functie:
Op het secretariaat werk je samen met een collega ondersteuner en de officemanager. Binnen de organisatie mag iedereen een beroep op het secretariaat doen. Het is belangrijk dat je in deze functie flexibel bent en ook je grenzen aangeeft. Bij deze organisatie is geen dag hetzelfde.
In deze functie ben je verantwoordelijk voor agendabeheer bestaand uit het maken van afspraken, plannen van bijeenkomsten, trainingen, events en sociale bijeenkomsten. Het voorbereiden van de afspraken en het verzamelen van de stukken. Uitvoeren van administratieve werkzaamheden zoals registratie en afhandeling van officiële documenten en het bijhouden van checklists. Het bewaken van de deadlines. Organiseren van bijeenkomsten en trainingen (op locatie en afstand). Boeken van de locaties, regelen van de catering en het verzorgen van een gastvrouwrol/gastheerrol. Het (mede) organiseren van evenementen. Zorgdragen voor distributie en beheer van promotiematerialen en brochures. Het bestellen en coördineren van drukwerk en het bijhouden van de voorraadmatrix en het kostenoverzicht. Ondersteuning facilitaire zaken, ICT en het up-to-date houden van het CRM-systeem. Samen met je team zorg je voor een gezellig en gastvrij kantoor, bestel je keuken- en kantoorbenodigdheden en lunches.
De ideale kandidaat:
Heeft er zin in! Is toegankelijk, niet verlegen, maakt makkelijk contact met anderen, geeft grenzen aan en heeft gevoel voor humor. Houdt ervan om in een dynamische omgeving te werken en is een spin in het web. Stelt prioriteiten en durft beslissingen te nemen. Denkt in mogelijkheden en toont initiatief. Is een zelfstandige teamworker met goede kennis van de diverse computerprogramma’s en vindt het leuk zich hier in te verdiepen.