Vacature Junior Office Manager
Aantal uur 24-32
Locatie Den Haag
Salarisindicatie Maximaal € 2.750, - bruto per maand o.b.v. 40 uur
Secundair Reiskostenvergoeding, pensioen, opleidingsmogelijkheden,
eindejaarsuitkering, fisc free programma en een vitaliteitsprogramma
Contract Werving & selectie, direct in dienst bij organisatie
De organisatie:
Onze opdrachtgever is een professionele organisatie in de zorg. Ze zijn ambitieus en geen dag is hetzelfde. De communicatielijnen zijn kort en de deuren staan altijd voor elkaar open. Er is meer dan voldoende dynamiek. De medewerkers en bewoners doen er hier echt toe!
Er wordt van jou verwacht dat je meedenkt, initiatief toont op jouw eigen manier. Je kunt hier veel leren en jezelf ontwikkelen. Weet, je mag je hier kwetsbaar opstellen, durf fouten te maken want dat is tenslotte een leermoment. Je hebt je eigen verantwoordelijkheden. Legio mogelijkheden en kansen, reageer snel!!
De functie:
Als Junior Office Manager ondersteun je op deze vestiging van de zorginstelling. Je werkt voor de locatiemanager en wat een leuke vrouw is dit om voor te werken. Zij werkt op basis van vertrouwen, geeft je voldoende zelfstandigheid en vindt het heel fijn als je proactief met haar meedenkt. De nadruk in deze baan ligt op het ontzorgen van de locatiemanager. Zij heeft ondersteuning nodig bij het beheren van haar agenda en het maken van afspraken, waarbij je rekening houdt met de reistijd. Deze afspraken bereid je zo veel mogelijk voor door de benodigde stukken op te vragen en te verzamelen. Je beheert de mailbox bij haar afwezigheid en neemt hier zo veel mogelijk actie op. Het voorbereiden, organiseren van de dagstart en het maandelijkse overleg waarvan je de actiepunten noteert en bewaakt. Je beantwoordt de telefoon en verstrekt informatie. Je houdt het archief bij, ontvangt en begeleidt de bezoekers. Beheert de voorraad en verzorgt de bestellingen.
Wat deze functie extra leuk maakt is dat je nauw betrokken bent bij de nieuwsbrieven waar je de input voor verzamelt, de lay-out verzorgt en de distributie coördineert. Het verspreiden van nieuwsbulletins op de locatie. Het organiseren van interne events samen met de locatiemanager. Plannen van bijeenkomsten, ondersteunen bij het opstellen van het jaarplan, organiseren van externe personeelssessies waar je zelf ook bij aanwezig bent.
Ook zullen de 2 Mt-leden zo nu en dan een beroep op je doen bij het maken van afspraken, het verwerken van nieuwe medewerkers in een overzicht en af en toe het organiseren van een bijeenkomst.
De ideale kandidaat / de ideale nieuwe collega:
Is professioneel, heeft er zin in en wil zich graag verder ontwikkelen binnen het secretariële vak. Is gedreven en staat stevig in je schoenen. Je werkt graag samen, vindt het fijn om midden in de organisatie te staan, de cliënten te zien en te spreken. Voor hen werk je tenslotte, je organiseert graag.