Branche Goeddoel / NGO
Uren per week 24 – 32 uur (vrije dagen bij voorkeur de woensdag en/of de vrijdag)
Locatie Den Haag
Salarisindicatie Max. € 4.150, - bruto p.m. o.b.v. 40 uur
Secundair O.a. pensioen, reiskostenvergoeding, trainingen en opleidingen
Thuiswerken Bij 32 uur is het mogelijk 1 dag p.w. thuis te werken
- (voorkeur woensdag en/of vrijdag)
Bedrijfsomschrijving:
Ik ben altijd enorm enthousiast over werken bij een NGO, want wat is er mooier dan je inzetten voor een goed doel? En deze NGO is ook nog eens in de kunstwereld actief, dat maakt het zo bijzonder. Zo'n werkplek kom je zelden tegen in je loopbaan. Het is echt een pareltje van een baan. Dit weten we zo goed omdat we de vorige directiesecretaresse hebben mogen bemiddelen en zij heeft hier jarenlang met heel veel plezier gewerkt.
Deze NGO biedt een uitdagende functie in een inspirerende omgeving, waar je een waardevolle bijdrage kunt leveren aan de kunstsector. Je komt terecht in een hecht team van gepassioneerde professionals. Zij zijn gevestigd in een prachtig pand in Den Haag. Het team heeft een passie voor kunst (en richten zich op de topstukken). In deze rol ondersteun je de directeur en de secretaris op verschillende gebieden en ben je nauw betrokken bij de organisatie van bestuursvergaderingen, evenementen en bijeenkomsten.
De functie:
Je bent de steunpilaar van de directeur en de secretaris, waarbij je betrokken bent bij alles wat er speelt. Denk aan complex agendabeheer, waarbij je rekening houdt met reistijden en de wensen van de aanwezigen. Het voorbereiden van afspraken en de benodigde stukken. Je neemt de telefoon aan, behandelt e-mails, uitnodigingen en andere correspondentie. Je ontvangt bezoekers, boekt reizen en beheert het archief.
Daarnaast organiseer je diverse afspraken en bijeenkomsten, zoals de jaarlijkse vergadering van de raad van adviseurs en de algemene ledenvergadering, deze zijn echt een evenement op zich. En deze coördineer je van A tot Z in samenwerking met de overige afdelingen binnen de organisatie, inclusief de bijzondere, te boekenlocaties, de catering en ben je gastvrouw/gastheer/gastx tijdens de bijeenkomst. Je verzorgt een korte verslaglegging tijdens het event (geen paniek dit is geen ellelange stukken).
Enkele keren per jaar vindt de bestuursvergadering plaats, waarvoor jij documenten verzamelt, de agenda beheert en de opvolging bewaakt (digitaal).
Je draagt bij aan projectmanagement door het bewaken van deadlines en het coördineren van projectdocumentatie, waarbij je dossiers complementeert, documenten beheert, opvolging coördineert, contracten afhandelt, vervoer regelt en andere bijkomende zaken. Weet dat er binnen deze functie voldoende ruimte is om werk naar je toe te trekken en projecten op te pakken.
De ideale kandidaat:
Is discreet, representatief, sociaal en werkt nauwkeurig. Werkt proactief en heeft gevoel voor humor. Heeft organisatorische vaardigheden en oog voor detail. Werkt zelfstandig en stelt prioriteiten. Affiniteit met kunst en cultuur is een pré.