Aantal uur : (je mag zelf een keuze maken hoeveel uur je wilt werken), vrijdag is de
- verplichte vrije dag bij 32 uur
Salarisindicatie : Maximaal € 6.000,- bruto per maand o.b.v. 40 uur per week
Werving & Selectie : Contract bij organisatie
De organisatie:
Onze opdrachtgever is een organisatie die fungeert als intermediair tussen multinationals en overheidsinstanties. Zij leveren zowel diensten als adviezen. Het team heeft enorme vakkennis, werkt strategisch en is daarnaast ook een kennisorganisatie. Het kantoor bevindt zich in een historisch pand in het hart van Den Haag, de kamer deel je met 2 collega’s, waarvan 1 ook assistant is. Deze organisatie heeft een van de mooiste uitzichten van de stad. De mensen die hier werken, werken met passie en de sfeer is dan ook erg goed. Het team is professioneel, hecht en sociaal, verjaardagen worden samen gevierd en er zijn regelmatig leuke bijeenkomsten. Het secretariaat is het hart van de organisatie en wordt gewaardeerd.
De functie:
Vanwege drukte wordt het secretariaat uitgebreid en de andere directiesecretaresse/officemanager en de collega’s kijken uit naar jouw komst. Je bent samen met de collega office manager verantwoordelijk voor het officemanagement en het secretariaat waarbij je allebei je eigen takenpakket hebt, maar werkzaamheden ook een overlap hebben.
Een groot deel van jouw takenpakket bestaat uit het boeken van reizen, regelen van tickets, hotels, binnenlandse vluchten, vervoer, aanvragen van visa en het maken van reisschema’s. Dat doe je niet alleen voor jouw collega’s, maar ook voor de bezoekers die vanuit het buitenland naar Nederland komen. Voor wie je ook het bezoekprogramma opstelt.
Je bedenkt zelfstandig welke stukken nodig zijn en legt deze in de goede volgorde. Je neemt de telefoon aan, verstrekt informatie, ontvangt en begeleidt de bezoekers. Het uitwerken van dictaten in de Nederlandse en Engelse taal. Je houdt de mailboxen bij, stelt prioriteiten en pakt acties op. Het verzorgen van dynamisch agendabeheer en het maken van afspraken.
Het verzorgen van privé werkzaamheden voor de directeur, zoals het boeken van culturele reizen, bijhouden van de privé agenda en bieden van ondersteuning bij de diverse besturen (op het gebied van kunst en cultuur) waar hij onderdeel van uitmaakt.
Maar ook diverse officemanagementtaken, zoals het bijhouden van abonnementen, bieden van eerste hulp bij eenvoudige IT-calamiteiten. Ondersteunen bij projecten, zoals het aanschaffen van een nieuwe server of kantoorapplicaties. Het bijhouden en bestellen van de voorraad en boodschappen. Onderhouden van de contacten met de eigenaar van het pand en de overige huurders.
De ideale kandidaat / de ideale nieuwe collega:
Is op zoek naar een baan waar je jaren wilt blijven. Is servicegericht en heeft een dienstverlenende instelling. Heeft een brede algemene ontwikkeling en kiest voor deze brede en boeiende rol van directiesecretaresse/officemanager bij een internationale organisatie. Werkt graag binnen een complexe, specialistische omgeving.