Vacature : Officemanager
Aantal uur : 32-40 uur
Locatie : Den Haag
Salarisindicatie : Max. € 4.500, - bruto per maand o.b.v. 40 uur
Secundair : Pensioenregeling, reiskostenvergoeding
Contract : Bij onze opdrachtgever/werving en selectie
De organisatie:
Werk je graag in een familiebedrijf waar de sfeer ongedwongen en informeel is? Wil je meewerken aan de volgende stap die de organisatie gaat nemen, namelijk groeien? En kijk je er naar uit om het secretariaat op te zetten/te professionaliseren? Dan is deze baan bij onze opdrachtgever die zich richt op energie en verduurzaming vast iets voor jou.
De organisatie bestaat ruim 10 jaar en zal de komende periode groeien. Wat een leuk moment om onderdeel van deze organisatie uit te maken. Jij kunt actief ondersteunen bij deze groei en de projecten die zullen komen. Wat deze organisatie bijzonder maakt? Je kunt je steentje bijdragen aan een betere wereld en werkt ook nog eens in een team die vooral heel fijn met elkaar samenwerkt.
De functie:
Als officiemanager ben je continu bezig met alles wat nodig is om de organisatie draaiende te houden, het ondersteunen van de directie en het managen van de projecten.
Jouw functie bestaat uit een aantal componenten en je werkt veelal zelfstandig aan diverse projecten. Deze projecten zijn veelal gericht op duurzaamheid. Je stelt offertes op, bewaakt de deadlines en attendeert de relaties op deze deadlines maar ook op contractverlengingen. Je houdt het CRM-systeem bij, stelt rapporten op en maakt samenvattingen. Je stelt diverse formats op en houdt deze bij, beheert de mailbox bij en neemt hierop zo veel mogelijk zelfstandig actie. Het controleren van teksten op stijl, spelling en grammatica. Beheren van het relatiebeheersysteem en de diverse overzichten. Actief verzorgen van de social media zoals LinkedIN en het versturen van uitnodigingen. Beheren van de website. Opstellen van machtigingen en bewaken van de deadlines. Onderhouden van de in- en externe contacten en opvragen van gegevens.
Je bent verantwoordelijk voor het relatiebeheersysteem, zorgt ervoor dat de relaties volgens de vastgestelde procedures op de hoogte gehouden worden van de contractverlengingen en houdt dit bij. Je verwerkt mutaties, onderhoudt de contacten, beantwoordt vragen en denkt mee over oplossingen en verbeteringen.
Heel belangrijk is dat je deze functie deels zelf vorm zal geven. Je ziet wat er gedaan moet worden, bespreekt dit, zet het om naar acties en voert de acties uit.
De ideale kandidaat / de ideale nieuwe collega:
Wil zich verdiepen in de organisatie en de doelgroep. Is een doorpakker, een selfstarter en je neemt initiatief. Is bereid om ook taken op te pakken buiten het eigen takenpakket om. Vindt het fijn om veel vrijheid in de functie te krijgen en geeft verbeteringen aan. Is sociaal, een teamworker die graag in goede harmonie werkt.