Aantal uur : 20-24, te verdelen over 3 of 4 dagen, vaste werkdagen zijn maandag,
- dinsdag en donderdag
Salarisindicatie : Maximaal € 3.405,- bruto per maand o.b.v. 40 uur
Secundair : Reiskostenvergoeding, pensioen, opleidingsmogelijkheden,
- eindejaarsuitkering, fisc free programma en een vitaliteitsprogramma
De organisatie:
Onze opdrachtgever is een professionele organisatie in de zorg. Ze zijn ambitieus en geen dag is daar hetzelfde. De communicatielijnen zijn kort en de deuren staan altijd voor elkaar open. Er is meer dan voldoende dynamiek. De medewerkers doen er hier toe. Er wordt van jou verwacht dat je meedenkt en initiatief toont op jouw eigen manier. Je mag je hier kwetsbaar opstellen en af en toe een fout maken kan natuurlijk, ze zien dat als een leermoment. Je hebt de kans jezelf te ontwikkelen en hebt jouw eigen resultaatverantwoordelijkheid deels op basis van de functiebeschrijving en deels op basis van afspraken met de manager.
De functie:
Als enige managementassistent ondersteun je op deze vestiging van de zorginstelling. Je werkt voor de locatiemanager en wat een leuke vrouw om voor te werken. Zij werkt op basis van vertrouwen, geeft je voldoende zelfstandigheid en vindt het heel fijn als je proactief met haar meedenkt. De nadruk ligt op het ontzorgen van de locatiemanager. Zij heeft ondersteuning nodig bij het beheren van haar agenda en het maken van afspraken, waarbij je rekening houdt met haar reistijd. Deze afspraken bereid je zo veel mogelijk voor door de benodigde stukken op te vragen en te verzamelen. Je beheert de mailbox bij haar afwezigheid en neemt hier zo veel mogelijk actie op. Het voorbereiden, organiseren van de dagstart en het maandelijkse overleg waarvan je de actiepunten noteert en bewaakt. Je beantwoordt de telefoon en verstrekt informatie. Je houdt het archief bij, ontvangt en begeleidt de bezoekers. Het beheren van de voorraad en verzorgen van de bestellingen. Wat deze functie extra leuk maakt, is dat je nauw betrokken bent bij de nieuwsbrieven waar je de input voor verzamelt, de lay-out verzorgt en de distributie coördineert. Het verspreiden van nieuwsbulletins op de locatie. Het organiseren van interne events samen met de locatiemanager. Plannen van bijeenkomsten, ondersteunen bij het opstellen van het jaarplan, organiseren van externe personeelssessies waar je zelf ook bij aanwezig bent.
De 2 MT-leden doen af en toe een beroep op je bij het maken van complexe afspraken, het verwerken van nieuwe medewerkers in een overzicht en af en toe het organiseren van een bijeenkomst waarbij je ook notuleert.
Ook ben je verantwoordelijk voor de coördinatie van de receptie. Je verzorgt de planning, houdt de vakantiedagen bij, verzorgt het werkoverleg en de inplannen van de beoordelings- en functioneringsgesprekken die je samen met de locatiemanager verzorgt.
De ideale kandidaat / de ideale nieuwe collega:
Jij bent een gedreven professioneel en staat stevig in je schoenen. Je werkt graag samen, vindt het fijn om midden in de organisatie te staan, de cliënten te zien en te spreken. Voor hen werk je tenslotte, je bent een zelfstandige teamworker en een organisatietalent.