Aantal uur : 32 Uur per week (dinsdag en donderdag zijn verplichte werkdagen)
Locatie : Leiden
Salarisindicatie : Max. € 4.582,- bruto per maand o.b.v. 40 uur
Secundair : O.a. een gunstige pensioenregeling, reiskostenvergoeding of NS Business
- Card, diverse mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen en een
- eindejaarsuitkering van 8,3 %
Contract : Contract bij onze opdrachtgever
De organisatie:
Sommige organisaties zijn net iets meer bijzonder dan anderen en dit is een organisatie waar wij heel blij van worden. Voor deze organisatie mogen we een managementassistent werven. Naast kwalificatie voor de beroepspraktijk maken persoonsvorming, socialisatie, internationalisering en het ontwikkelen van maatschappelijke verantwoordelijkheid deel uit van deze organisatie. De sfeer binnen deze organisatie is sociaal en maatschappelijk betrokken. Men is hier niet alleen bezig met de wereld van vandaag, maar ook met de wereld van morgen. En dit is precies wat deze organisatie zo bijzonder maakt.
De functie:
De directeur is echt op zoek naar een sparringpartner, iemand die meedenkt, doordenkt, voorstellen doet en verbeteringen doorvoert. Iemand waar je mee kunt sparren en met wie je aan een half woord genoeg hebt. Een directeur die waardering uitspreekt en waarvan je ook hoort als het anders kan. Je weet heel goed wat er speelt omdat je gedurende de dag veel contact hebt met elkaar en zeker 3 x per week een werkoverleg hebt.
In deze functie werk je primair ter ondersteuning van de Facilitair Directeur. Het takenpakket bestaat uit het beheren van de dynamische agenda en het maken van afspraken, waarbij je ervoor zorgt dat er voldoende tijd is om de afspraken ook voor te kunnen bereiden. Het opvragen en verzamelen van gegevens en bewaken van deadlines. Het verzorgen van de in- en uitgaande (vaak vertrouwelijke) correspondentie, ondersteunen bij de voorbereiding van teksten en het controleren, redigeren van stukken. Organiseren, voorbereiden en notuleren van de vergaderingen, gemiddeld 1 keer per maand, verzamelen en opvragen van de stukken en boeken van de vergaderzalen. Je bewaakt de deadlines en openstaande acties. Je denkt actief mee over de jaaractiviteitenkalender en doet voorstellen. Organiseren van teamdagen voor het Management Team. Inplannen van de jaarlijkse beoordelings- en functioneringsgesprekken. Ondersteunen bij diverse facilitaire projecten zoals herinrichting, renovatie en dergelijke. Het actief opbouwen van een in- en extern netwerk. Het ontvangen en begeleiden van bezoekers. Regelen van de afdelingsuitjes en bijeenkomsten.
De ideale kandidaat / de ideale nieuwe collega:
Is doortastend, kan snel schakelen, is intelligent en een sparring partner. Weet de grenzen van de directeur en zichzelf te bewaken. Is proactief, een kei in agendabeheer, is ambitieus, denkt mee en denkt door. Geeft verbeteringen aan, is integer en dedicated.