Vacature : Persoonlijk ondersteuner
Aantal uur : 32 uur
Locatie : Den Haag
Salarisindicatie : Max. € 4.300,- bruto per maand o.b.v. 40 uur
Secundair : Pensioen en reiskostenvergoeding
Contract : 6 maanden+
De organisatie:
Onze opdrachtgever is een unieke organisatie. Niet alleen qua locatie, ze zijn namelijk gevestigd in een prachtig monumentaal pand in het centrum van Den Haag, maar ook qua soort organisatie. Geen dag is hier hetzelfde en er is altijd meer dan voldoende dynamiek. De collega’s werken hier met gevoel voor passie, men is professioneel en betrokken. Er wordt hard gewerkt, maar daarnaast wordt er veel gelachen en staat men voor elkaar klaar. Zoek je een uitdagende baan als ondersteuner dan is dit jouw baan.
De functie:
In deze unieke rol bied je allround ondersteuning aan een enkele senior managers. Het team en de werkzaamheden staan midden in de actualiteit. Hierdoor weet je van tevoren vaak niet wat de dag je gaat brengen. Deze reuring brengt een bepaalde dynamiek met zich mee, waardoor het werk elke dag anders is. In deze hectische en altijd wisselende omgeving ben je de manager van het interne werk voor jouw managers en verzorg je de ondersteunende werkzaamheden. Hierbij werk je nauw samen met een team van assistenten en met twee van hen zit je samen op de kamer. Uiteraard help en vervang je elkaar bij afwezigheid en drukte, maar ieder voert zijn werkzaamheden zelfstandig uit.
Het takenpakket bestaat voor een groot deel uit zeer complex agendabeheer (en dit is geen understatement, soms lijkt het wel alsof de agenda van uur tot uur wisselt), je maakt afspraken en bereidt deze voor. Het gebeurt regelmatig dat deze veranderingen en de planning hierop aangepast moeten worden. Daarnaast houd je de drukke mailboxen bij en handel je deze zo veel mogelijk zelfstandig af of onderneem je actie door de berichten elders te beleggen. Je beantwoordt de telefoon en beheert het archief. Je organiseert diverse vergaderingen, zorgt dat de stukken klaarliggen en vult ontbrekende stukken aan. Je meldt bezoekers aan en haalt deze op. Verzorgt de administratieve werkzaamheden bijvoorbeeld met betrekking tot events en het coördineren van de informatiestromen. Je bent echt de sparringpartner van de managers en samen met hen vorm je een hecht team.
De ideale kandidaat / de ideale nieuwe collega:
Is vrolijk en positief. Heeft een flexibele werkhouding, houdt van het vak, speelt in op situaties, denkt door en geeft verbeteringen aan. Is communicatief vaardig, vriendelijk en representatief.