Vacature : Management Assistant
Aantal uur : 27-32 (je mag zelf een keuze maken hoeveel uur je wilt werken)
Locatie : Delft
Branche : Stichting
Salarisindicatie : Maximaal € 4.200,- bruto per maand o.b.v. 40 uur per week
Hybride : Ja
Werving & Selectie : t/m december 2024
De organisatie:
Onze opdrachtgever is een informele stichting in Delft. En met informeel bedoelen we ook echt informeel, zo is iedereen gemakkelijk benaderbaar, werkt de directie net als iedereen binnen de organisatie vanaf flexplekken en als je wilt, ga gerust met je sneakers aan naar kantoor. Het secretariaat zit op een zichtbare plek binnen de organisatie. Het is een goed draaiend en ambitieus team dat voor elkaar klaar staat. Creatieve ideeën worden gewaardeerd. En wil je doorgroeien? Hier is daar ruimte voor.
De functie:
Je werkt samen met 3 collega’s te ondersteuning van het team op secretarieel, organisatorisch en administratief gebied. Het takenpakket bestaat o.a. uit het ontvangen en begeleiden van bezoekers, agendabeheer en het maken van afspraken, reserveren van de vergaderruimtes en als het nodig is regel je de catering. Organiseren en voorbereiden van bijeenkomsten, notuleren hoeft NOOIT, je noteert hier alleen de actiepunten. Je beheert naast je eigen mailbox ook de algemene mailbox van de afdeling, pakt hier taken uit op en zet acties uit. Het verzorgen van de correspondentie en mailingen in heldere Nederlandse taal. Het oppakken van vragen vanuit het team en deelnemen aan de dagelijkse dagstart. Het regelen van bila’s, oppakken van sociale taken, zoals het regelen van cadeautjes voor verjaardagen en jubilea. Bijhouden dat de verplichte vakgerelateerde trainingen worden ingepland. En het vervangen van de receptioniste bij afwezigheid (in toerbeurt).
Als assistant ben je regelmatig betrokken bij projecten, zo kun je denken aan het ondersteunen bij inkooptrajecten, organiseren van bijeenkomsten en events, zoals bijvoorbeeld speeddates. Bij deze projecten ben je ook inhoudelijk betrokken.
De ideale kandidaat / de ideale nieuwe collega:
Werkt accuraat, gestructureerd en is daadkrachtig. Is goed in plannen en organiseren, creatief en heeft een actiegerichte houding.