Vacature : Executive Assistant/Coördinator
Aantal uur p/w : 32 of 40 uur
Locatie : Den Haag Centrum
Salarisindicatie : Max. € 4.378,- bruto per maand o.b.v. 40 uur
Secundair : Pensioen, 13e maand, persoonlijk budget, 8% vakantietoeslag, premium gratis pensioenplan, OV-zakenkaart (1e klas), werklaptop, telefoon en bijdrage aan het thuiskantoor. In-house sportschool (tegen gereduceerd tarief).
Hybride werken : 60% kantoor / 40% thuis
Werving & Selectie : Direct een contract bij onze opdrachtgever
De organisatie:
Onze opdrachtgever is een innovatieve, dynamische, internationale en snelgroeiende organisatie die in drie jaar tijd is gegroeid naar ruim 150 medewerkers – en nog steeds groeit. Deze groei gaat zeker niet ten koste van alles: impact en duurzaamheid staan absoluut voorop!
Er heerst een echte “can do” mentaliteit en men werkt samen hard om alles steeds beter te regelen en te organiseren. Wil jij meebouwen aan de groei en professionalisering? Dan is dit een unieke kans.
De functie:
Houd jij van een functie met veel diversiteit? Een baan waarbij je je to-do lijstje gedurende de dag moet aanpassen? Is dynamiek en samenwerken in een gelijkwaardig team voor jou belangrijk? Deze functie biedt het allemaal.
Het secretariaat bestaat momenteel uit drie professionele assistants. Dit team wordt uitgebreid: jij komt als Executive Assistant te werken voor de nieuwe CEO en gaat het team van assistants coördineren.
Je werkt primair ter ondersteuning van de nieuwe CEO. Je beheert de zeer complexe agenda, maakt afspraken en anticipeert op wat komen gaat. Je vraagt stukken op en verzamelt deze. Je plant interne en externe bijeenkomsten, verstuurt uitnodigingen en reserveert zalen. Je beheert de volle mailbox, waarbij je zoveel mogelijk zelfstandig acties oppakt, uitzet en de deadlines bewaakt. Je boekt reizen, hotels, tickets en vervoer en stelt het reisschema op. Je organiseert diverse in- en externe evenementen en verzorgt de aanmeldingen voor congressen. Je bereidt vergaderingen voor, organiseert en notuleert deze, en bewaakt de deadlines. Daarnaast onderhoud je contacten met het uitgebreide en diverse netwerk van nationale en internationale collega’s en relaties.
Naast deze taken coördineer je het secretariaat. Je verzorgt de dagelijkse begeleiding, plant en voert mede de beoordelings- en functioneringsgesprekken. Je coördineert de werkzaamheden, stelt prioriteiten en bent het aanspreekpunt voor vragen vanuit de organisatie. Je signaleert niet alleen knelpunten, maar speelt hier ook proactief op in. Het doel is het team als geheel te versterken.
De ideale kandidaat/ de ideale nieuwe collega:
• Is niet alleen hands-on, maar kijkt ook proactief naar acties die zelfstandig ondernomen kunnen worden en kijkt verder dan alleen de ad-hoc uitdagingen.
• Werkt nauwkeurig en heeft oog voor detail.
• Is leergierig, durft fouten te maken, communiceert helder en is consequent.
• Is stressbestendig, discreet en flexibel.
• Is een professional en een senior ondersteuner: daadkrachtig, creatief en intelligent.
• Is een teamplayer die goed is in timemanagement en grenzen aangeeft.
• Denkt mee, vraagt door en stapt op de manager of collega af als er meer uitleg nodig is.