Vacature : Personal Assistant
Aantal uren p/w : 32-40 uur
Locatie : Den Haag-Centrum
Salarisindicatie : maximaal € 5.500,- bruto per maand o.b.v. 40 uur
Secundaire voorwaarden : pensioen, reiskostenvergoeding en mogelijkheid tot het volgen van opleidingen
Hybride werken : bij 32 uur maximaal 1 dag en bij 40 uur maximaal 2 dagen per week
Werving & Selectie : contract bij onze opdrachtgever
Over de opdrachtgever
Onze opdrachtgever, FGS Global, is ’s werelds toonaangevende bureau voor stakeholderstrategie. Zoals je weet opereren bedrijven, besturen en leiders in een steeds complexere en snel veranderende wereld. In deze wereld is voortgang van groot belang: het zorgt ervoor dat plannen worden uitgevoerd en dromen werkelijkheid worden. FGS Global beschikt over ruime ervaring in het creëren en behouden van deze voortgang. Denk hierbij aan het begeleiden van belangrijke deals en grote veranderingen binnen organisaties. Of het nu gaat om het samenbrengen van mensen rond een nieuw plan, het doorvoeren van ingrijpende veranderingen, het oplossen van een crisis of het omgaan met complexe regelgeving en politiek – FGS Global helpt klanten vooruit met duidelijkheid en vertrouwen, zodat zij succesvol kunnen zijn.
De ondersteunende, respectvolle en inclusieve cultuur is gebaseerd op het besef dat klanten het beste worden bediend wanneer er als team wordt samengewerkt. Dit merk je aan de informele sfeer op de Haagse vestiging en aan de samenwerkingsverbanden met diverse (internationale) locaties.
De functie:
Als Personal Assistant ben jij de spil van de Haagse vestiging van het Management Team. Je ondersteunt de drie leden bij het efficiënt en effectief uitvoeren van hun werkzaamheden. Jij bent het organisatietalent dat het overzicht weet te bewaren en niet bang is om initiatief te nemen.
Omdat deze functie nieuw is binnen deze vestiging, krijg je veel ruimte om het takenpakket zelf verder vorm te geven en processen te optimaliseren, met oog voor de internationale werkwijze van de organisatie.
Taken en verantwoordelijkheden
• Complex agendabeheer waarbij je zelfstandig vooruit- en meedenkt, stukken opvraagt en verzamelt, en rekening houdt met voorbereidingstijd.
• Plannen van (complexe) internationale afspraken en het boeken van reizen, hotels en vervoer, met aandacht voor een zo optimaal mogelijke planning, voorbereiding, het verzamelen van stukken en het opstellen van een reisschema.
• Onderhouden van nationale en internationale contacten met collega’s, leveranciers en derden, waarbij je actief de samenwerking opzoekt.
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen, bewaken van actiepunten; mogelijk ga je ook mee naar externe vergaderingen in binnen- en buitenland.
• Beheren van inkomende en uitgaande correspondentie (e-mail, post, telefoon), voornamelijk in het Engels.
• Ondersteunen bij het opstellen en redigeren van documenten en presentaties, meestal in het Engels, soms in het Nederlands.
• Bewaken van actiepunten rondom contractmanagement, zoals ondertekening, afhandeling en deadlines.
• Bijhouden en meelezen van mailboxen en indien nodig actie ondernemen of attenderen op deadlines.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties.
• Ondersteunen bij het maken van PowerPoint-presentaties.
• Signaleren van knelpunten en proactief aandragen van oplossingen.
• Opzetten en verbeteren van administratieve processen en procedures.
De ideale kandidaat / collega
• Is nieuwsgierig naar de inhoud, heeft een sterk organisatorisch vermogen, is stressbestendig en flexibel.
• Vindt het leuk om bij te dragen aan de verdere professionalisering van de organisatie.
• Is weerbaar, geeft grenzen aan, is een teamspeler, discreet, integer en representatief.
• Is proactief, zelfstandig en oplossingsgericht.
• Heeft affiniteit met diplomatie en internationale samenwerking.