Vacature (Junior) Officemanager
Branche Zakelijke dienstverlening
Uren per week 32-40
Locatie Rijswijk
Salarisindicatie Minimaal € 3.100,- en maximaal € 4.100,- bruto p.m. o.b.v. 40 uur
Secundair Voldoende opleidingsmogelijkheden, reiskostenvergoeding (€ 0,23 per km)/thuiswerkvergoeding (€ 2,40 per dag) en een pensioenregeling
Hybride werken Tijdens de inwerkperiode volledig op kantoor, daarna minimaal 3 dagen op kantoor
Bereikbaarheid Goed bereikbaar met eigen en openbaar vervoer, gratis parkeermogelijkheid
Contract Werving & selectie, direct in dienst bij organisatie
Bedrijfsomschrijving:
We werken al jaren met veel plezier samen met deze opdrachtgever. Waarom? Omdat zij open en transparant zijn, een duidelijke visie hebben, openstaan voor vernieuwing en er een informele sfeer heerst. Zij zijn professionals met een adviserende rol en beschikken over een eigen academy waar relaties trainingen kunnen volgen. Maatschappelijk verantwoord ondernemen is geďntegreerd in hun beleid. Vind je het belangrijk om te kunnen groeien in je functie? Dat vindt deze organisatie minstens zo belangrijk.
De functie:
Je werkt samen met je collega-officemanagers op het secretariaat, waar je je eigen takenpakket hebt en daarnaast enkele taken gezamenlijk oppakt. De sfeer is uitstekend en de functie is dynamisch, met altijd genoeg werk om op te pakken en collega's te ondersteunen.
Tot jouw takenpakket behoren:
Je directe collega’s zijn twee enthousiaste en bevlogen officemanagers. Ze denken graag mee en adviseren elkaar en de organisatie over een efficiënte en effectieve (her)inrichting van de huidige operationele systemen en (werk)processen. De sfeer binnen de organisatie is goed; men gaat op een prettige en respectvolle manier met elkaar om.
Je wordt eerst uitgebreid ingewerkt op de officemanagementtaken. Samen met jouw 2 collega’s zorg je ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Jullie zijn verantwoordelijk voor onder meer:
• Agendabeheer en het maken van afspraken
• Coördineren, voorbereiden en organiseren van overleggen
• Digitaal inrichten van het e-mail- en dossierarchief
• Verzorgen van de post, beantwoorden van de telefoon en behandelen van de mail
• Voorraadbeheer (food/non-food) en coördinatie van facilitaire zaken zoals schoonmaak en onderhoud
• Ondersteunen van de financiële administratie, zoals het controleren van facturen, verwerken van urenregistraties, abonnementenadministratie en het bewaken van contracttermijnen en -afspraken
• Controleren, redigeren, versturen en nabellen van offertes
• Ondersteuning van de academy: verwerken van aanvragen en inschrijvingen, praktische coördinatie van opleidingen
Na de inwerkperiode op het gebied van officemanagement neem je ook HR-gerelateerde taken op je. Deze taken zijn divers. Je bent sparringpartner van de directie en voert mede sollicitatiegesprekken. Verder ben je verantwoordelijk voor:
• Bijhouden van personeelsplanning, verlof- en ziekteregistratie
• Voorbereiden en inplannen van functionerings- en beoordelingsgesprekken (waarbij je zelf aanwezig bent)
• Inplannen en mede voeren van sollicitatiegesprekken
• Verzorging van de on- en offboarding
• Onderhouden van contact met de arbodienst
De ideale kandidaat:
Heeft humor, is proactief en werkt graag in teamverband. Je ziet in dat de taken binnen het officemanagement net zo belangrijk zijn als de HR-taken. Je werkt gestructureerd en zorgt dat alles op rolletjes loopt.