Uren per week : 32-36 uur
Locatie : Den Haag
Salarisindicatie : € 4.500, - bruto per maand o.b.v. 40 uur
Secundair : Pensioen, 13e maand, thuiswerkplek, bedrijfsfitness, ouderschapsverlof,
- studiefaciliteiten, reiskostenvergoeding
Bereikbaarheid : Openbaar of eigen vervoer
Contract : Werving en selectie, contract bij onze opdrachtgever
De organisatie:
Stel je voor: je begint je dag met de zekerheid dat jouw inzet als directiesecretaresse niet alleen wordt gewaardeerd, maar écht verschil maakt. Je ondersteunt de directie van een toonaangevende organisatie die midden in de samenleving staat. Een omgeving waar commercieel succes hand in hand gaat met maatschappelijk betrokken ondernemen. Onze opdrachtgever is modern, ambitieus en opereert met een duidelijke commerciële slagkracht. Ze benutten kansen in de markt, zonder hun maatschappelijke verantwoordelijkheid uit het oog te verliezen.
Als directiesecretaresse kom je terecht in een dynamische setting waar professionaliteit, collegialiteit en gastvrijheid samenkomen. Er is veel aandacht voor jouw werk-privébalans: de lat ligt hoog, maar nooit zó hoog dat er ongezonde situaties ontstaan. Collega’s staan voor elkaar klaar en vieren samen de successen, verjaardagen en andere leuke dingen.
De functie:
In deze functie werk je niet zomaar samen met een directeur, je wordt haar rechterhand. Samen vormen jullie een duo, terwijl je tegelijkertijd een hechte band opbouwt met je collega-directiesecretaressen. Elk van jullie ondersteunt één van de vier directieleden, maar jullie vormen samen een team dat elkaar versterkt, ondersteunt en altijd klaarstaat (vice versa) in drukke periodes of bij afwezigheid.
Na een zorgvuldige inwerkperiode ga je zelfstandig aan de slag. Je denkt mee, vooruit, houdt overzicht en grijpt kansen, zodat het werk voor jouw directeur soepel verloopt. Het zijn vaak de kleine dingen die het verschil maken: een afspraak handig verplaatsen, een lunch regelen tijdens een uitlopende vergadering of zorgen dat een werkoverleg tóch doorgaat. Qua werkzaamheden kun je o.a. denken aan: complex en dynamisch agendabeheer, waaruit veel acties direct en indirect voortkomen. Het plannen en voorbereiden van vergaderingen en overleggen, inclusief het verzamelen van relevante stukken. Eén keer per maand notuleer je een overleg in de vorm van een actiepuntenlijst. Het boeken van vergaderruimtes of opzetten van (online) meetings. Verzorgen van dossier, correspondentie (e-mail en post), bezoekers ontvangen, administratie, telefoon, archief en voorraadbeheer. Organiseren en voorbereiden van events – van formele bijeenkomsten tot informele kantoorborrels. Organiseren (internationale) reizen. En het bewaken en verbeteren van werkprocessen binnen het team.
De directeur waardeert initiatief en stimuleert je om mee te denken over slimmer werken en de verdere professionalisering van het team. Overwerken is hier geen standaard.
De ideale kandidaat / de ideale nieuwe collega:
Werken met een directeur die vriendelijk, sociaal en professioneel is, geeft jou energie en dat werkt twee kanten op. Jij bent net zo representatief en communicatief vaardig en je floreert in een omgeving waar geen dag hetzelfde is. Dankzij jouw zelfstandigheid en proactieve houding merk je knelpunten snel op en kom je direct met werkbare oplossingen. Gevoel voor humor.