Vacature : Directiesecretaresse
Branche : Culturele sector
Uren per week : 28 - 36 uur, te verdelen over 4 of 5 dagen
Locatie : Amsterdam-Oost
Hybride werken: 2 dagen op kantoor waarvan de dinsdag een vereiste is, de andere dagen hybride
Tarief : maximaal € 70,- per uur, excl. btw en reiskostenvergoeding
Periode : zo spoedig mogelijk, voor een periode van 2,5 maand
Over de organisatie
Onze opdrachtgever is een culturele organisatie met een dynamische cultuur. De medewerkers hebben een no-nonsense instelling en communiceren op een open manier. De sfeer binnen de organisatie is goed; men ervaart het als een prettige, duurzame werkomgeving waar verbinding centraal staat binnen een inclusieve setting.
De functie:
Als Directiesecretaresse ondersteun je de directeur bij de dagelijkse organisatie. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt en dat interne en externe relaties professioneel geholpen worden. Het is een afwisselende rol waarin je veel verantwoordelijkheid krijgt en zelfstandig kunt werken.
De directeur is drukbezet, dat betekent dat je een groot deel van je tijd besteedt aan dynamisch agendabeheer, het maken van afspraken, opvragen en verzamelen van stukken en het attenderen van de directeur op haar afspraken. Je beheert de mailbox, houdt haar op de hoogte van urgente zaken en pakt hiervan al zoveel mogelijk zelfstandig op. Daarnaast het voorbereiden, organiseren en notuleren van diverse vergaderingen. En je bewaakt actief de stukkenstroom. Kortom: een gevarieerde en uitdagende werkplek waar je zelfstandig kunt werken, overzicht weet te bewaren en de directeur volledig ontzorgt.
Wat je zoal gaat doen:
o Beheren van de agenda’s en het maken van afspraken.
o Organiseren en voorbereiden van vergaderingen.
o Verzorgen van correspondentie, documenten en presentaties.
o Eerste aanspreekpunt voor in- en externe relaties.
o Uitvoeren van administratieve werkzaamheden zoals archiveren, verwerken van gegevens en het up-to-date houden van systemen.
o (Mee)organiseren van diverse events, borrels en bijeenkomsten.
De ideale kandidaat / de ideale nieuwe collega:
Je bent communicatief sterk en organisatorisch goed onderlegd. Je bent proactief, leergierig en vindt het leuk om anderen te ondersteunen. Je voelt je prettig in een moderne, dynamische werkomgeving.