Vacature : Coördinator Secretariaat
Aantal uur p/w : 32 of 36 uur
Locatie : Utrecht
Salarisindicatie : Max. € 4.990,- bruto per maand o.b.v. 40 uur
Secundair : Pensioen, IKB, bestaande uit: vakantietoeslag van 8%, eindejaarsuitkering, 26 uur bovenwettelijk verlof bij een volledig dienstverband, flexibele werktijden.
Thuiswerken : Ja
Bereikbaarheid : Auto, ov, fiets, etc.
Werving & Selectie : Direct een contract bij onze opdrachtgever
De organisatie:
Bij deze brancheorganisatie krijg je de kans om echt iets te betekenen voor anderen én voor je collega’s. De organisatie zet zich in voor het verbeteren van de kwaliteit van de sector en de ondersteuning van de professionals die daarin het verschil maken. Samen met leden en partners werkt een betrokken en bevlogen team dagelijks aan het versterken van de sector en het vergroten van maatschappelijke impact. Voor deze organisatie zoeken we een Coördinator Secretariaat die proactief, verbindend en resultaatgericht is – iemand met sterk organisatievermogen, coachende kwaliteiten en veranderkracht.
Wil jij werken bij een organisatie die verder kijkt dan de dag van vandaag, die betrokken is, vooruitdenkt en met overtuiging maatschappelijk verantwoord handelt? Wil jij samen met de assistenten het secretariaat nog meer verankeren binnen de organisatie? Reageer dan snel!
De functie:
Dit is een nieuwe functie binnen de organisatie, die je samen met je collega assistenten verder vormgeeft. In deze rol bied je secretariële en organisatorische ondersteuning binnen uiteenlopende thema’s. Je vervult een coördinerende rol binnen het team ondersteuning: je bewaakt processen, verdeelt taken en stimuleert de verdere professionalisering van de ondersteunende dienstverlening.
Je richt je op samenwerking en verbinding binnen het team van drie ervaren en professionele assistenten. Echt drie toppers! Als eerste aanspreekpunt voor het team verdeel en bewaak je de werkzaamheden, signaleer je knelpunten en werk je samen aan het verbeteren van werkprocessen. Je zorgt voor uniformiteit in werkwijzen – zoals het gebruik van templates, verslaglegging en digitale systemen – en stimuleert de ontwikkeling en professionalisering van het team. Ook borg je kennisdeling en continuďteit binnen de ondersteuning.
Daarnaast werk je nauw samen met de directie en ondersteun je een van de Mt-leden. Je plant en bewaakt complexe afspraken voor MT en adviseurs, waarbij je prioriteiten scherp in het oog houdt. Je organiseert en coördineert bijeenkomsten en overleggen. Daarbij stel je notulen, besluiten- en actielijsten op (waarbij je gebruik kunt maken van Copilot) en bewaak je opvolging en voortgang. Je organiseert ook zeer uiteenlopende evenementen van a t/m z. Houdt overzicht en zorgt voor structuur bij het opstellen van de jaarplanningen en thematische activiteiten. En treedt op als procesbewaker voor Office 365, Teams en SharePoint. Je ondersteunt collega’s in het juiste gebruik van deze systemen en signaleert verbeterpunten. Maar denk ook aan het onderhouden van contacten met interne en externe partners en fungeer je als aanspreekpunt voor organisatorische en praktische zaken. Binnen deze rol is bovendien volop ruimte om het werk naar je toe te trekken en eigen accenten aan te brengen.
De ideale kandidaat/ de ideale nieuwe collega:
Je bent organisatorisch sterk en behoudt moeiteloos het overzicht, ook wanneer er veel tegelijk speelt. Je communiceert helder en vriendelijk, werkt verbindend en neemt van nature de regie. Leidinggevende ervaring is geen vereiste, maar je beschikt wel over aantoonbare coachende en aansturende kwaliteiten. Daarnaast heb je een goed gevoel voor humor en een positieve instelling. Je hebt er zin in om samen met een enthousiast en professioneel team van assistenten verder te bouwen aan een sterk en toekomstbestendig secretariaat.