Vacature : Personal Assistant / Officemanager
Aantal uur : 32 - 40 uur
Locatie : Den Haag Centrum
Branche : Internationale medisch-wetenschappelijke beroepsvereniging
Salarisindicatie : Tussen € 3.200,- en € 4.500,- bruto per maand o.b.v. 40 uur per week
Secundair : 30 Vakantiedagen (fulltime), 8% vakantiegeld, premievrij pensioen, laptop
& telefoon en reiskostenvergoeding, parkeermogelijkheid in overleg, aanvullende arbeidsongeschiktheidsverzekering, ontwikkelingsbudget, eenmalige thuiswerkplekvergoeding, na 6 maanden mogelijkheid voor een leasefiets, mogelijkheid om 12 weken per jaar “working form abroad” in Europa (periode in overleg)
Thuiswerken : In overleg maximaal 1 dag per week (alleen bij 40 uur)
Werving en selectie : Direct een jaarcontract bij onze opdrachtgever
De organisatie:
De European Hematology Association (EHA) is een internationale beroepsorganisatie die zich inzet voor het verbeteren van de zorg voor patiënten met bloedziekten. Dit doen zij door onderzoek te stimuleren, onderwijs en congressen te organiseren, richtlijnen te ontwikkelen en professionals binnen de hematologie met elkaar te verbinden.
Wil jij werken voor een internationale organisatie met impact, met collega’s van diverse nationaliteiten en een missie die ertoe doet? Dan ontvangen wij graag je cv.
De functie:
Als Personal Assistant / Officemanager ben je de spil voor de Board en in het bijzonder de General Manager. Je ondersteunt hen bij een efficiënte en effectieve uitvoering van hun werkzaamheden. Jij bent het organisatietalent dat overzicht bewaart en proactief initiatief neemt.
Omdat deze functie relatief nieuw is, is er veel ruimte om het takenpakket verder vorm te geven en processen te optimaliseren, rekening houdend met de internationale werkwijze van de organisatie. De voertaal is Engels.
Taken en verantwoordelijkheden
• Complex agendabeheer voor de General Manager, waarbij je zelfstandig vooruitdenkt en stukken opvraagt en verzamelt, rekening houdend met voorbereidingstijd en deadlines.
• Inplannen en actief deelnemen aan het werkoverleg met de General Manager.
• Inplannen van de jaarlijkse bijeenkomsten voor de executive board en de algemene board (ca. 15 per jaar, zowel fysiek als online). Voorbereiden en opstellen van de agenda, opvragen en verspreiden van stukken en indien nodig notuleren.
• Plannen van (complexe) afspraken met optimale voorbereiding, planning en verzamelen van stukken.
• Coördineren van benodigde faciliteiten met interne stakeholders.
• Ondersteunen en redigeren van documenten en presentaties.
• Onderhouden van (inter)nationale contacten met collega’s, leveranciers en derden.
• Bijhouden en meelezen van mailboxen en indien nodig actie ondernemen of signaleren.
• Eerste aanspreekpunt voor in- en externe relaties.
• Signaleren van knelpunten en proactief aandragen van oplossingen.
• Opzetten en verbeteren van administratieve processen en procedures.
• Beheren van de kantoorvoorraden en het verzorgen van bestellingen.
• Zorgen voor de representativiteit van het kantoor.
• Oppakken van diverse projecten.
• Organiseren van kantoorevents en interne besprekingen.
• Ondersteunen bij het jaarlijkse internationale congres en de bestuursvergadering. Bij deze bijeenkomsten ben je aanwezig; deze vinden telkens op een andere Europese bestemming plaats.
De ideale kandidaat:
Je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden, bent servicegericht, communicatief sterk en krijgt energie van ontzorgen en organiseren. Je werkt nauwkeurig, bent discreet, flexibel en draagt graag bij aan een dynamische organisatie.