Aantal uren p/w : 32-36 uur
Branche : Zorg en welzijn
Organisatie : Amarosa
Locatie : Wassenaar
- (zeer goed bereikbaar vanuit omliggende gemeenten, zelfs omgeving
- Delft!)
- maand o.b.v. 40 uur)
Bereikbaarheid : Auto, fiets
Thuiswerken : In overleg
Werving & Selectie : Direct een contract bij onze opdrachtgever
De organisatie:
Amarosa, een organisatie met 400 medewerkers is een warme en vooruitstrevende ouderenzorgor-ganisatie in Wassenaar waar persoonlijke aandacht en kwaliteit van zorg centraal staan. Vanuit een liefdevolle en deskundige benadering ondersteunt Amarosa ouderen bij het behouden van regie over hun eigen leven. Thuis, op één van de zorglocaties, bij de dagbesteding of in de ontmoetingspunten. De organisatie kenmerkt zich door saamhorigheid, betrokken medewerkers en een eigentijdse visie op zorg, met oog voor zowel de kleine als de grote momenten die het leven waardevol maken.
De functie:
In deze veelzijdige functie vorm jij samen met de bestuurssecretaresse het kloppend hart van het se-cretariaat. Jullie zijn het eerste aanspreekpunt en zorgen ervoor dat alles op rolletjes loopt, zodat het bestuur en het managementteam optimaal kunnen functioneren. Jouw collega assistent is de rechter-hand van de bestuurder en jij ondersteunt de HR-Manager en Manager Zorg. Daarnaast ben je de amb-telijk ondersteuner van de cliëntenraad, ben je verantwoordelijk voor de communicatie en neem je actief deel aan diverse projecten.
Het takenpakket is breed en afwisselend:
• Agendabeheer, het maken van afspraken, het reserveren van de vergaderruimtes en het klaarleg-gen van de stukken, waarbij je uiteraard rekening houdt met reis- en voorbereidingstijd.
• Je notuleert (kort, krachtig en inhoudelijk sterk) diverse overleggen (gemiddeld 1 keer per 2 we-ken), waarbij je hulpmiddelen, zoals AI kan inzetten.
• Het verzamelen van documenten voor o.a. het zorgkantoor en zorgverzekeraars en deze plaatsen in het juiste format.
• Verzamelen en verwerken van input, het bijhouden van het archief.
• Bijhouden van de algemene mailbox en deze zo veel mogelijk sorteren en prioriteren.
• Verzorgen van de in- en externe correspondentie in de Nederlandse taal en het redigeren van teksten.
• Eerste aanspreekpunt voor uiteenlopende vragen en informatieverstrekking.
• Organiseren van events en opstellen en versturen van de uitnodigingen, bijhouden van de deelne-merslijsten en verzorgen van een gastvrouw/troubleshooterrol.
• Ondersteunen bij projecten zoals de jaarlijkse kennismarkt en mede vergroten van de naamsbe-kendheid (regionaal en via social media).
• Organiseren, voorbereiden en notuleren van de maandelijkse cliëntenraad.
• Ontvangen en begeleiden van bezoekers.
• Verzamelen en verwerken van stukken voor de website, nieuwsbrief, intranet en social mediabe-richten.
• Samen met de Bestuurssecretaresse ben je verantwoordelijk voor de kwaliteitsbewaking van het secretariaat en draag je actief bij aan het verbeteren van werkprocessen. Uiteraard vervang je el-kaar onderling bij afwezigheid en spring je bij waar nodig bij tijdens piekbelasting.
• Je denkt mee over en helpt bij de invoering van nieuwe werkwijzen, waarbij jouw frisse blik en ideeën voor vernieuwing van harte welkom zijn.
• Kortom: in deze functie krijg je de kans om het verschil te maken binnen een innovatieve organisa-tie die volop in beweging is, waar jouw inzet en ideeën gewaardeerd worden.
De ideale kandidaat / de ideale nieuwe collega:
Werkt graag bij een organisatie waar je gekend en gezien wordt. Een organisatie die van betekenis is en waar je ook iets kunt toevoegen; dit geeft voldoening! Heeft veel plezier in het werk van onder-steuner en interesse in de organisatie. Is integer, nauwkeurig en neemt initiatief. Is intelligent, vrolijk en durft een mening te geven. Vindt het een uitdaging om het secretariaat samen verder uit te bouwen en te professionaliseren, denkt door en vooruit.