Aantal uur p/w : 32 uur
Locatie : Den Haag
Salarisindicatie : Min. 3.022,- en max. € 4.439,- bruto per maand o.b.v. 40 uur
Secundair : 53,5 vakantiedagen op fulltime basis (op te nemen in de schoolvakanties),
- pensioen bij het ABP, afhankelijk van leeftijd extra verlofuren, 123
Werving & Selectie : Direct een contract bij onze opdrachtgever
De organisatie:
Het J.C. Pleysier College is een betrokken onderwijsinstelling die leerlingen ondersteunt bij het ontdekken en ontwikkelen van hun talenten binnen het voortgezet speciaal onderwijs (vso cluster 4) in de regio Haaglanden. De organisatie telt vijf scholen, een bestuursbureau en ruim 200 medewerkers.
Werken met jongeren met een specifieke ondersteuningsbehoefte geeft veel voldoening. Alle medewerkers binnen het vso zijn van betekenis voor individuele leerlingen, hun ouders en de samenleving als geheel.
Het bestuursbureau ondersteunt de bestuurder en de scholen. En bestaat uit een compact en enthousiast team met expertise op het gebied van onderwijs, leerlingzaken, HR, financiën, ICT, huisvesting en communicatie. Samen zorgen zij ervoor dat het bestuur en de scholen optimaal hun werk kunnen doen.
De functie:
Wat deze functie bijzonder maakt? Je bent de enige bestuursondersteuner en verantwoordelijk voor het bestuurssecretariaat. Je werkt voornamelijk voor de bestuurder en biedt ondersteuning bij alles wat er zich rondom haar afspeelt. De bestuurder is een betrokken en toegankelijke vrouw, iemand die ernaar uitkijkt om met jou samen te werken. Je krijgt de ruimte om de functie mede vorm te geven. En zal de bestuurder en de directie inhoudelijk te ondersteunen. Daarbij kun je vooruitdenken, meedenken en anticiperen en pakt alles op wat nodig is om deze functie goed te kunnen uitvoeren en werkzaamheden proactief op te pakken.
In deze veelzijdige functie ben jij de spil van het bestuursbureau. Jij bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s, bezoekers en externe relaties, en zorgt dat alles soepel en professioneel verloopt.
Beheren van de (complexe) agenda’s van de bestuurde en directie van het bestuursbureau, waarbij je actief anticipeert op afspraken en wijzigingen, stukken opvraagt en bundelt en rekening houdt met voorbereidings- en reistijd;
• Actief beheren en uitbouwen van het interne en externe netwerk;
• Behandelen en verspreiden van binnenkomende en uitgaande (elektronische) post;
• Zelfstandig opstellen van (concept)brieven, e-mails en overige communicatie. En indien nodig plaatsen op de website en het intranet.
• Ontvangen en begeleiden van bezoekers, beantwoorden van de telefoon en verstrekken van informatie of doorverwijzingen;
• Signaleren van knelpunten en actief voorstellen doen om efficiënter te werken;
• Opstellen van de jaarplanning voor besluitvorming en bewaken van de voortgang;
• Inrichten en optimaliseren van uitvoeringsprocessen en bewaken van de samenhang tussen processen;
• Bewaken van de procesgang van documenten en zorgen dat stukken bij de juiste gremia terechtkomen;
• Organiseren en voorbereiden van overleggen, noteren van actiepunten en bewaken van deadlines, circa zes keer per jaar het notuleren van de medezeggenschapsraad (in de avonduren);
• Bewaken van de voortgang van gemaakte afspraken en genomen besluiten voor de raad van toezicht, bestuur en de directie;
• Aanleggen en beheren van (vergader)dossiers en het bijhouden van het archief;
• Signaleren van verbetermogelijkheden en, op basis van bestuurlijke besluitvorming, voorstellen doen en wijzigingen in beleid en protocollen voorbereiden en coördineren;
• Controleren en redigeren van beleidsstukken, rapportages, verslagen en correspondentie op taalgebruik, lay-out en huisstijl;
• Mede organiseren van activiteiten zoals jubilea, teamuitjes en studiedagen;
• Uitwerken van rapportages.
De ideale kandidaat/ de ideale nieuwe collega:
• Is gestructureerd, goed in plannen, organiseren en regelen;
• Denkt mee en vooruit, vraagt door en toont oprechte interesse in de organisatie en functie;
• Heeft de ambitie om de functie verder te professionaliseren op het gebied van inrichting en uitvoering;
• Durft vragen te stellen en grenzen aan te geven;
• Is positief, heeft gevoel voor humor en beschikt over goede sociale vaardigheden;
• Geeft de bestuurder het vertrouwen om zaken los te laten.