Locatie : Rotterdam Centrum
Salarisindicatie : Max. € 5.500, - bruto per maand o.b.v. 40 uur
Secundair : Telefoon, reiskostenvergoeding, arbeidsongeschiktheidsverzekering (75%) en lunch
- op kantoor. Een pensioenregeling wordt opgezet.
Contract : Werving en selectie – je treedt direct in dienst bij onze opdrachtgever
De organisatie:
Onze opdrachtgever is een zakelijke, internationale dienstverlener in het centrum van Rotterdam. Het team is hecht en laat zich het beste omschrijven als informeel, professioneel en met een tikkeltje perfectionistische instelling. Onderling hebben collega’s veel plezier met elkaar en richten zij zich, zowel intern als extern, op de lange termijn.
De organisatie werkt samen met verschillende partijen in de sector om duurzaam hergebruik van materialen te stimuleren. Zij zetten zich in voor het ontwikkelen van oplossingen en het bevorderen van samenwerking binnen de sector. Het team werkt nauw samen met verschillende (internationale) partners en stakeholders.
De organisatie is groeiende en als officemanager speel je een belangrijke rol in het verder professionaliseren van de interne organisatie en het aanbrengen van structuur in processen en werkwijzen.
Wil jij werken in een dynamische omgeving waar je nu en in de toekomst het verschil kan maken? Dit is namelijk niet zomaar een commercieel bedrijf: hier gaan groei, duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen hand in hand.
De functie:
In deze functie ben je de organisatorische spil van het kantoor en het eerste aanspreekpunt voor veel interne en externe zaken.
De officemanager die wij zoeken krijgt energie van organiseren, coördineren en het ondersteunen van een professioneel team. In deze dynamische omgeving vervul je een zelfstandige en centrale rol: je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen, ondersteunt bij vergaderingen en bent een belangrijke schakel binnen het team.
Voor een groot deel gaat het om een nieuwe functie die je zelf gaat opzetten en vormgeven. Je werkt vanuit een centraal punt binnen de organisatie, waardoor je goed op de hoogte bent van alles wat er binnen het team speelt.
De organisatie gaat groeien en het is belangrijk dat jij als officemanager hierin een sterke en stevige rol gaat spelen. Dat doe je door actief in te spelen op actuele ontwikkelingen, maar ook door bij te dragen aan de verdere professionalisering van de interne organisatie. Het aanbrengen van structuur, het bewaken van processen, centrale coördinatie en algemene ondersteuning zijn de kern van deze functie.
Tot jouw takenpakket behoort het bewaken van protocollen en het beheren van de corporate agenda en het bewaken van deadlines. Je ondersteunt bij het opstellen en indienen van rapportages en organiseert interne en externe bijeenkomsten en evenementen. Je maakt presentaties en weet een goed netwerk op te bouwen. Je vraagt gegevens op, verzamelt informatie en ondersteunt bij het aanleveren van overzichten. Ook organiseer, bereid en notuleer je vergaderingen in de Engelse taal. Je neemt de telefoon aan en verstrekt informatie waar nodig. Daarnaast regel je facilitaire zaken, zoals het onderhouden van contact met de verhuurder van het pand en zorg je voor de representativiteit van het kantoor. Je stuurt de leveranciers indien nodig aan, houdt de voorraad bij en verzorgt bestellingen. Ook vraag je offertes op en vergelijk je deze.
Wat maakt deze baan zo leuk?
Je komt terecht in een hecht team waar professionaliteit en humor hand in hand gaan. Je werkt in een open kantooromgeving bij een organisatie die niet hiërarchisch is, maar waar iedereen wel eigen verantwoordelijkheden heeft. De directie staat bekend om het nemen van duidelijke beslissingen, een stabiele basis en een duidelijke lange termijnvisie. Medewerkers voelen zich hier veilig en geven het aan wanneer er iets speelt. En natuurlijk zijn er de jaarlijkse teamtrip, borrels en diners.
De ideale kandidaat / de ideale nieuwe collega:
Je krijgt veel ruimte om de functie zelf vorm te geven en processen verder te optimaliseren. Je verdiept je in de organisatie, denkt mee en anticipeert waar nodig. Je bent proactief, durft feedback te geven en werkt zelfstandig en gestructureerd. Daarnaast ben je een gezellige, sociale en positieve collega. Je bent flexibel, bewaakt het overzicht en bouwt deze functie verder uit. Discretie en betrouwbaarheid zijn voor jou vanzelfsprekend.