Vacature : Executive Assistant
Aantal uren p/w : 32-40 uur
Locatie : Den Haag-Centrum
Salarisindicatie : Max. € 5.000, - bruto per maand o.b.v. 40 uur
Secundaire voorwaarden : Pensioen, reiskostenvergoeding, volgen van opleidingen, prestatiebonus (o.b.v. individuele prestaties en bedrijfsresultaten), laptop, telefoon, lunch, kantoorevents (diverse locatie, mogelijk binnen Europa), wekelijkse borrel
Thuiswerken : Ja in overleg max. 1 dag
Bereikbaarheid : Auto (parkeerplek niet altijd gegarandeerd), ov, fiets, scooter, etc.
Werving & Selectie : Contract bij onze opdrachtgever
Over de opdrachtgever
Onze opdrachtgever is een internationale strategische adviesorganisatie met meerdere vestigingen in binnen- en buitenland. Het betreft een platte organisatie met korte lijnen en een professionele, dynamische, collegiale en mensgerichte werkomgeving. Vanuit de verschillende locaties wordt nauw samengewerkt aan uiteenlopende vraagstukken. Deze internationale setting gaat hand in hand met een warme, informele en collegiale sfeer, waarin teamwork, respect en samenwerking centraal staan.
De organisatie is gevestigd in een prachtig pand dat stijlvol is ingericht en van alle gemakken is voorzien. Het team is hecht en er wordt dagelijks samen geluncht; de lunch wordt verzorgd en aangeboden door de organisatie. En ja, een fijne werkplek doet er natuurlijk ook toe. Net als een goede kop koffie — en die wordt hier zeker geschonken. Liever thee of een verkoelend glas frisdrank? Ook dat staat altijd voor je klaar.
Als assistent krijg je hier een veelzijdige en zichtbare rol binnen een professioneel team waar kwaliteit én persoonlijk contact belangrijk zijn.
De functie:
Als Executive Assistant ben je een belangrijke steunpilaar voor het Management Team op de Haagse vestiging. In deze veelzijdige functie zorg je ervoor dat alles organisatorisch en secretarieel soepel verloopt en weet je precies waar de prioriteiten liggen. Je werkt nauw samen met je collega-officemanager, waarbij jullie elkaar ondersteunen en vervangen tijdens drukte of afwezigheid.
Je behoudt moeiteloos het overzicht, schakelt snel tussen verschillende werkzaamheden en denkt proactief mee. Daarnaast werk je ook samen met collega’s van de andere vestiging (in binnen en buitenland).
Qua werkzaamheden kun je onder andere denken aan het proactief beheren van complexe agenda’s ter ondersteuning van het MT en directie en het coördineren van internationale afspraken, inclusief de voorbereiding hiervan. Daarnaast organiseer je internationale reizen, hotels, vervoer en reisschema’s.
Je onderhoudt contact met collega’s, leveranciers, stakeholders en externe relaties in binnen- en buitenland. Ook bereid je meetings voor, verzamel je stukken en verzorg je de verslaglegging. Wekelijks notuleer je een overleg waarbij je, met behulp van A.I., actiepuntenlijsten bijhoudt.
Verder beheer je de inkomende en uitgaande correspondentie, waaronder e-mail, telefoon en post, voornamelijk in het Engels. Je ondersteunt bij het opstellen en redigeren van documenten, contracten en presentaties (PowerPoint), zowel in het Nederlands als Engels. Daarnaast bewaak je deadlines en actiepunten rondom contractbeheer en administratieve processen.
Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor interne en externe contacten en ondersteunt bij het opstellen van managementdocumentatie. Maar ook denk je actief mee over het verbeteren en optimaliseren van secretariële processen.
De ideale kandidaat / collega
o Is van nature nieuwsgierig, houdt van regelen en krijgt energie van een dynamische werkomgeving waarin geen dag hetzelfde is.
o Schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden, denkt vooruit en houdt moeiteloos overzicht.
o Werkt samen, maar pakt dingen ook zelfstandig en proactief op.
o Voelt zicht prettig in een internationale omgeving, communiceert makkelijk en brengt naast structuur ook een positieve energie mee.