Aantal uur : 24 uur (maandag, dinsdag en donderdag hebben de voorkeur)
Locatie : Den Haag
Branche : Zakelijke dienstverlening
Salarisindicatie : Maximaal € 4.200,- bruto per maand o.b.v. 40 uur
Secundair : O.a. 30 vakantiedagen op fulltime basis, een premievrij pensioen,
- tantièmeregeling, een collectieve ziektekostenverzekering,
- reiskostenvergoeding, een dagelijks verzorgde lunch en volop
- opleidings- en ontwikkelmogelijkheden
Werving en selectie : Je komt direct in dienst bij onze opdrachtgever
Over de opdrachtgever:
Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een Management Assistant Private Clients. Een veelzijdige en zelfstandige functie waarin je de vaste rechterhand bent van een partner binnen een gespecialiseerde adviespraktijk.
Onze opdrachtgever is een internationale, gespecialiseerde adviesorganisatie waar kwaliteit, discretie en persoonlijke aandacht centraal staan. Cliënten kunnen rekenen op hoogwaardige dienstverlening en een persoonlijke benadering. Binnen de organisatie heerst een professionele, betrokken en informele werksfeer. De lijnen zijn kort, collega's staan voor elkaar klaar en eigen initiatief wordt gewaardeerd.
Je ondersteunt een partner, maar werkt ook nauw samen met een directe collega (paralegal), collega-assistants en de overige partners. Hierdoor ben je een belangrijke schakel binnen het team en heb je veel contact met verschillende disciplines binnen de organisatie.
De functie:
In deze functie ben je de verbindende factor tussen cliënten, collega's en externe relaties. Je ondersteunt een partner bij de dagelijkse werkzaamheden en zorgt ervoor dat dossiers zorgvuldig worden voorbereid, de planning op orde is en alle betrokkenen tijdig over de juiste informatie beschikken. Je denkt vooruit, bewaakt de voortgang en brengt structuur aan waar nodig.
Wat ga je doen?
Denk qua werkzaamheden onder andere aan:
• Aanmaken en beheren van digitale cliëntdossiers.
• Opvragen en verzamelen van documenten en beheren van dossiers.
• Voorbereiden van conceptakten, overeenkomsten, adviezen, volmachten en toelichtingen.
• Voorbereiden van cliëntbesprekingen en verzamelen van de benodigde stukken.
• Ontvangen van cliënten.
• Afstemmen met externe partijen over dossiers en afspraken.
• Onderhouden van de in- en externe contacten, zowel nationaal als internationaal.
• Verzamelen en klaarzetten van stukken en bewaken van deadlines.
• Verwerken van inkomende correspondentie en e-mails in de Nederlandse en Engelse taal.
• Complex agenda- en mailboxbeheer.
• Plannen van interne en externe afspraken, rekening houdend met voorbereidingstijd en eventuele reistijd.
• Verzorgen van uitgaande correspondentie.
• Verzenden van stukken naar de rechtbank.
• Opstellen van eerste concepten van nieuwe modellen.
• Afronden en archiveren van dossiers.
De ideale kandidaat / collega:
Je bent een management assistant die graag ontzorgt en energie krijgt van organiseren, plannen en het aanbrengen van structuur. Je denkt vooruit, werkt nauwkeurig en ziet wat er moet gebeuren voordat iemand erom vraagt.
Daarnaast ben je nieuwsgierig, representatief, maak je nieuwe werkzaamheden snel eigen en vind je het leuk om je te verdiepen in de inhoud van dossiers. Je schakelt gemakkelijk tussen cliënten, collega's en externe relaties en weet altijd de juiste prioriteiten te stellen.