- (bij voorkeur maan-, dins- en donderdag op kantoor, overige dagen in overleg)
Branche : (Internationale) Onderwijsorganisatie
Salarisindicatie : € 4.250,- bruto per maand o.b.v. 40 uur
Secundair : Eindejaarsuitkering 8,33%, pensioen, verlof/vakantie - 426 per jaar (bij fulltime – ongeveer 53 dagen), tegemoetkoming reiskosten, IKB, cafetariaregeling, collectieve arbeidsongeschiktheidsverzekering (vrijwillige basis), korting op diverse verzekeringen
Hybride : Ja – max 1 dag per week vanuit huis werken
Contract : Werving en selectie – je treedt direct in dienst bij onze opdrachtgever
De organisatie:
Voor een professionele en maatschappelijk betrokken onderwijsorganisatie zijn wij op zoek naar een Personal Assistent / Bestuurssecretaresse, waarbij vele jaren ervaring geen harde eis is. Ben jij een leergierige, betrokken en ambitieuze management assistent en toe aan verdieping en een nieuwe stap in jouw carrière? Lees dan snel door!
De organisatie zet zich iedere dag in voor goed en toegankelijk onderwijs en wordt gekenmerkt door een open, betrokken en professionele cultuur. Mensen kennen elkaar, de lijnen zijn kort en er wordt met veel enthousiasme en toewijding samengewerkt.
Het bestuursbureau vormt het hart van de organisatie. Vanuit hier wordt het bestuur ondersteund en worden veel organisatorische en bestuurlijke lijnen bij elkaar gebracht. Een omgeving waarin geen dag hetzelfde is en waarin jouw bijdrage écht wordt gewaardeerd. In deze functie bied je allround ondersteuning aan een lid van het College van Bestuur (dit is een echte 1-op-1-rol, waarbij je nauw samenwerkt met en ondersteuning biedt aan één bestuurder).
De functie:
Als Personal Assistent / Bestuurssecretaresse ben jij de rechterhand van één van de bestuurders. Jij zorgt ervoor dat de dag soepel verloopt, houdt overzicht en denkt mee en vooruit. Een volle agenda, verschillende belangen en een afspraak die op het laatste moment verschuift? Jij raakt daar niet van in de war. Sterker nog: juist het puzzelen, organiseren en ervoor zorgen dat alles uiteindelijk klopt, geeft jou energie.
Agendabeheer vormt een belangrijk onderdeel van je functie. Je beheert een dynamische agenda, bewaakt prioriteiten en zorgt ervoor dat afspraken logisch en efficiënt worden gepland en voorbereid. Daarbij kijk je verder dan alleen de agenda van vandaag: je weet wat eraan komt, signaleert waar actie nodig is en zorgt ervoor dat de benodigde stukken compleet en tijdig toegevoegd zijn. Je denkt vooruit en anticipeert op wat er nodig is.
Daarnaast organiseer je uiteenlopende vergaderingen en bijeenkomsten van A tot Z. Je plant de afspraak, stemt af met de deelnemers, reserveert de ruimte, zorgt dat alle benodigde stukken op tijd beschikbaar zijn en houdt in de gaten of alles rondom de bijeenkomst goed is geregeld. Bij een aantal vergaderingen schuif je zelf aan en verzorg je de verslaglegging (eventueel met gebruik van ai-tools). Hierbij gaat het veelal om heldere actie- en besluitenlijsten: kort, duidelijk en vooral praktisch bruikbaar. Ook e-mail, telefoon, correspondentie (ook internationaal) en archivering behoren tot je werkzaamheden. Je weet wat er speelt binnen de organisatie en collega’s weten je dan ook gemakkelijk te vinden wanneer zij een vraag hebben of iets geregeld moet worden.
Naast je werkzaamheden voor de bestuurder pak je verschillende officemanagementtaken op. Denk hierbij aan het doen van bestellingen, het verzorgen van bloemen voor collega’s en het organiseren van verschillende bijeenkomsten voor het bestuursbureau. Je werkt mee aan de nieuwsbrief, redigeert uiteenlopende teksten, plaatst en onderhoudt berichten op de website en zorgt ervoor dat bijvoorbeeld het ‘smoelenboek’ altijd up-to-date is.
Ook organiseer je workshops, trainingen en andere bijeenkomsten en zorg je dat alles goed verloopt. Je nodigt deelnemers uit, regelt de praktische voorbereiding en coördineert de bijeenkomst op de dag zelf.
Je werkt nauw samen met een collega-Personal Assistent / Bestuurssecretaresse. Jullie hebben ieder een eigen aandachtsgebied, maar ondersteunen en vervangen elkaar waar nodig.
Wat maakt deze baan zo leuk?
Dit is een functie voor iemand die graag de diepte ingaat en midden in de organisatie staat. Je hebt contact met veel verschillende mensen, weet wat er speelt en krijgt de ruimte om je werk zelfstandig te organiseren. De combinatie van persoonlijke ondersteuning en bestuur zorgt voor veel afwisseling. Je beheert een complexe agenda, organiseert bijeenkomsten en ondersteunt de bestuurder bij uiteenlopende organisatorische en bestuurlijke zaken. Je werkt nauw met hem samen en vervult achter de schermen een belangrijke rol. Met jouw overzicht, rust en organisatietalent zorg je dat zaken goed geregeld zijn en dat hij zich kan richten op zijn werk. Kortom: een veelzijdige functie binnen een warme onderwijsomgeving, met veel zelfstandigheid, verantwoordelijkheid en persoonlijk contact.
De ideale kandidaat / de ideale nieuwe collega:
Je bent sterk in regelen en organiseren, neemt initiatief en denkt vooruit. Je houdt overzicht, stelt de juiste prioriteiten en schakelt gemakkelijk wanneer er meerdere zaken tegelijk spelen.
Je bent servicegericht en behulpzaam, maar weet ook wanneer je regie moet pakken of grenzen moet stellen. Je werkt zorgvuldig, discreet en professioneel en begrijpt wat er nodig is in de ondersteuning van een bestuurder. Tegelijkertijd ben je toegankelijk, collegiaal en werk je graag samen binnen een betrokken organisatie.