- (aantal uren in overleg, bij voorkeur fulltime)
Branche : Internationale Commerciële Dienstverlening
Salarisindicatie : Marktconform
Secundair : o.a. 13e Maand, bonus (resultaatafhankelijke bonus), pensioen, reiskostenvergoeding, bijdrage collectieve zorgverzekering
Hybride : Ja – maximaal 1 dag per week vanuit huis werken
Bereikbaarheid : Goed bereikbaar met auto (parkeermogelijkheden > 5 km enkele reis), ov, fiets, etc.
Contract : Werving en selectie – je treedt direct in dienst bij onze opdrachtgever
De organisatie:
Onze opdrachtgever is een grote, internationaal opererende commerciële organisatie met een lange historie en vestigingen in verschillende landen. Vanuit het kantoor in Rotterdam wordt gewerkt in een professionele en internationale omgeving, met veel contacten binnen en buiten de organisatie.
De werksfeer is professioneel, nuchter en prettig. Je werkt vanuit een mooi en modern kantoor met goede faciliteiten en een fijne werkplek. Er is veel aandacht voor samenwerking, maar ook ruimte voor zelfstandigheid en eigen verantwoordelijkheid. Daarnaast hecht de organisatie waarde aan een goede balans tussen werk en privé. Een stabiele en professionele werkomgeving waar mensen prettig met elkaar samenwerken en waar je de ruimte krijgt om je werk goed te doen.
De functie:
Ter ondersteuning van de HR director en het MT werven we een Executive Assistant. In deze rol maak je deel uit van een fijn en betrokken team binnen deze commerciële, internationale en professionele organisatie die volop in ontwikkeling is. De werksfeer is nuchter en prettig, met korte lijnen en veel onderling contact. Je werkt vanuit een mooi kantoor in Rotterdam, waar aandacht is voor een fijne werkplek en een prettige balans tussen werk en privé. Je opereert dicht op het senior leadership en hebt contact met de boardmembers en leden van het leadershipteam. Je wordt als volwaardige gesprekspartner betrokken bij het managementteam en weet daarin vertrouwen en respect op te bouwen.
In deze functie verzorg je op zelfstandige wijze de werkzaamheden. Denk hierbij o.a. aan: het beheren van de complexe agenda; je maakt afspraken en bereidt deze voor. Je stelt prioriteiten, bewaakt deze en zorgt ervoor dat de director op het juiste moment over de juiste informatie beschikt. Je screent de inbox en neemt zelfstandig actie op berichten en uitnodigingen voor bijeenkomsten en attendeert de director op deadlines en te nemen acties. Je fungeert hierbij als een belangrijke schakel tussen verschillende partijen. Je beoordeelt zelfstandig welke verzoeken prioriteit hebben, handelt waar mogelijk zelf vragen af en durft beslissingen te nemen. Je signaleert knelpunten, durft besluiten te nemen binnen jouw verantwoordelijkheid en koppelt tijdens afstemmomenten helder terug welke acties je hebt ondernomen. Bij urgente verzoeken schakel je direct en flexibel. Je boekt reizen (vluchten, hotels, transport, visa, enz.) voor de director en verwerkt de declaraties. Je verzamelt gegevens van de diverse (internationale) locaties en verwerkt deze in Excel. Je organiseert diverse overleggen, waaronder MT-overleggen, bereidt deze voor en bewaakt de opvolging van afspraken en actiepunten. Ook maak en bewaak je het projectoverzicht en maak je zelfstandig diverse presentaties. Je verzorgt grotere strategische bijeenkomsten van voorbereiding tot uitvoering, inclusief informatievoorziening, coördinatie van bijdragen van stakeholders en presentaties. Je leest inhoudelijk mee, stelt vragen en geeft indien nodig zelfstandig feedback. Je overziet de betrokken belangen en zorgt dat de juiste mensen tijdig worden aangehaakt.
Daarnaast bied je ondersteuning bij zeer uiteenlopende projecten. Deze kun je naar je toe trekken en naar eigen inzicht oppakken en uitvoeren (uiteraard stem je dit wel even af met de betrokken collega). Maar denk ook aan het verzorgen van correspondentie en e-mail, het redigeren van diverse stukken, telefoon en het archief. Ook bij HR-gerelateerde en organisatiebrede veranderingen denk je mee over de benodigde stappen, betrokkenheid van bijvoorbeeld de ondernemingsraad en afstemming met het management. Je werkt nauw samen met andere assistants en bewaakt het gezamenlijke resultaat. Interesse in de ontwikkelingen rondom AI en de bereidheid om nieuwe werkwijzen te verkennen zijn belangrijk. Daarnaast organiseer je diverse afdeling brede events en bijeenkomsten, al dan niet met een sociaal karakter.
Wat maakt deze baan zo leuk?
In deze functie krijg je veel vrijheid en verantwoordelijkheid. De director geeft je vanaf het begin vertrouwen en verwacht dat je zelfstandig werkt, vooruitdenkt en zelf de regie pakt. Je krijgt dus geen takenlijst die je afwerkt: je bent eigenaar van je werk en bepaalt zelf wat nodig is om optimale ondersteuning te bieden. De samenwerking is prettig en toegankelijk. Je krijgt ruimte om je rol op jouw manier in te vullen. Er wordt veel van je gevraagd: je kunt snel schakelen, houdt overzicht onder druk en durft professioneel tegenwicht te bieden aan veeleisende stakeholders. Tegelijkertijd blijf je toegankelijk, servicegericht en attent op de praktische details die het verschil maken.
Dit is een functie binnen een gedreven team en binnen een internationale organisatie die volop in ontwikkeling is. Dat maakt dit een mooie rol voor een ervaren EA die graag zelfstandig werkt, dicht op de business zit en het leuk vindt om mee te bewegen met een organisatie die verder professionaliseert. Het team zoekt iemand die hard werkt, energie meebrengt, nieuwsgierig blijft, doorvraagt en plezier heeft in samen resultaten neerzetten.
De ideale kandidaat / de ideale nieuwe collega:
Houdt van het vak en heeft een bruisende persoonlijkheid. Werkt discreet, open en is betrokken. Heeft gevoel voor humor en die fijne Rotterdamse mentaliteit: nuchter, direct en weet van aanpakken (maar woont misschien wel helemaal niet in Rotterdam). Heeft ervaring binnen een internationale organisatie en mogelijk ook binnen een HR-afdeling, hoewel dit geen pre is. Je staat stevig in je schoenen, communiceert kort, helder en vriendelijk en weet op verschillende niveaus overtuigend samen te werken. Je voelt je thuis in een complexe, internationale omgeving en begrijpt de dynamiek van senior management en HR.
Concreet: weet van wanten, werkt zelfstandig, is ambitieus binnen het vakgebied van assistant, denkt mee en anticipeert op wat er speelt en wat eraan komt. En heeft natuurlijk een fijne en aanstekelijke lach. Je kunt met concrete voorbeelden laten zien hoe je zelfstandig problemen signaleert en oplost, prioriteiten afweegt, beslissingen neemt en effectief samenwerkt met collega-assistants.