Aantal uur : 30 – 38 uur
Organisatie : Internationaal georiënteerde organisatie
Locatie : Den Haag
Salarisindicatie : Max. € 5.000,- bruto per maand o.b.v. 40 uur
Secundair : Pensioen, telefoon, reiskostenvergoeding en benodigde werkapparatuur
Bereikbaar : Goed bereikbaar met openbaar vervoer
Thuiswerken : 1 tot 2 dagen per week mogelijk; minimaal 3 dagen per week op kantoor
Contract : Je komt direct in dienst bij onze opdrachtgever
De organisatie:
Je komt te werken bij de Nederlandse vestiging van een internationaal opererende organisatie die zich richt op het ondersteunen van ondernemende initiatieven met een maatschappelijke impact. De organisatie helpt veelbelovende organisaties en ondernemers om zich verder te ontwikkelen en hun maatschappelijke betekenis te vergroten. Dit gebeurt niet alleen door financiële ondersteuning, maar juist ook door kennis, begeleiding, een internationaal netwerk en inhoudelijke betrokkenheid.
Vanuit verschillende landen werken professionals met uiteenlopende achtergronden samen. De Nederlandse vestiging is een klein en hecht team van momenteel vier medewerkers en binnenkort vijf. De sfeer is professioneel, internationaal en tegelijkertijd persoonlijk en informeel. Omdat het team klein is, is jouw bijdrage direct zichtbaar en is het belangrijk dat je het leuk vindt om zowel op hoog niveau te ondersteunen als heel praktisch de handen uit de mouwen te steken.
Je hebt regelmatig contact met collega’s en relaties in binnen- en buitenland en werkt in een omgeving waarin maatschappelijke betrokkenheid, ondernemerschap en professionaliteit samenkomen.
De functie:
Dit is een brede en zelfstandige functie waarin Office Management en Executive Assistance samenkomen. Je bent de spil van het kantoor en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je ondersteunt twee à drie Managing Directors, houdt overzicht, denkt vooruit en pakt zaken zelfstandig op. De ene keer ben je bezig met complexe agenda’s, correspondentie en reisplanning, het volgende moment regel je een bijeenkomst, verwerk je een factuur, ontvang je een gast of zorg je dat een nieuwe collega op de eerste werkdag alles heeft wat nodig is.
Je beheert agenda’s en plant afspraken, signaleert knelpunten en bewaakt acties en opvolging. Je organiseert en documenteert team- en andere overleggen, ondersteunt bij bestuursgerelateerde bijeenkomsten en onderhoudt contact met verschillende interne en externe relaties. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken op kantoor: van leveranciers, facilitaire zaken en post tot lunches, werkplekken en praktische kantoorvragen.
Ook informatie- en documentbeheer is een belangrijk onderdeel van de functie. Je zorgt voor een duidelijke en logische digitale structuur, archiveert documenten zorgvuldig en denkt mee over hoe processen slimmer en overzichtelijker kunnen. Verder organiseer en coördineer je bijeenkomsten en evenementen van A tot Z, inclusief locaties, leveranciers, uitnodigingen, deelnemerscommunicatie en de praktische uitvoering op de dag zelf.
Wat maakt deze baan zo leuk?
De combinatie maakt deze baan leuk: je hebt veel verantwoordelijkheid en vrijheid en geen dag is hetzelfde. Je bent niet alleen degene die organiseert en ondersteunt, maar echt de persoon op wie het team kan bouwen. Omdat het een klein team is, zijn de lijnen kort en krijg je veel mee van wat er speelt. Je kunt zelfstandig werken, verbeteringen aanbrengen en ziet direct het resultaat van wat je doet. Tegelijkertijd werk je in een internationale omgeving met veel verschillende contacten. Zoek je een rol waarin je zowel je organisatorische kwaliteiten als je gevoel voor mensen kwijt kunt, dan biedt deze functie daar volop ruimte voor.
De ideale kandidaat / de ideale nieuwe collega:
Je bent een ervaren Office Manager, Executive Assistant of Management Assistant die graag verantwoordelijkheid neemt. Je ziet wat er moet gebeuren en wacht niet af tot iemand je daarom vraagt. Je kunt goed prioriteiten stellen, ook als er meerdere dingen tegelijk spelen, en houdt daarbij het overzicht. Je communiceert duidelijk en prettig, bent representatief en voelt goed aan wat een situatie of persoon nodig heeft.
Voor dit team zoeken we nadrukkelijk iemand met een positieve, zonnige persoonlijkheid. Iemand die rustig en nuchter blijft, ook als het druk is, geen onnodige onrust creëert en juist bijdraagt aan een prettige sfeer. Je bent toegankelijk, collegiaal en leuk om mee samen te werken, maar kunt ook assertief zijn en doorpakken wanneer dat nodig is. Vertrouwelijke informatie is bij jou vanzelfsprekend in goede handen.