Aantal uur : 36 – 40 uur (bij 36 uur verdeeld over 4,5 dag)
Organisatie : Internationale commerciële organisatie
Locatie : Rijswijk
Salarisindicatie : Max. € 4.630,- bruto per maand exclusief 8% vakantiegeld o.b.v. 40 uur
Secundair : 25 vakantiedagen (met de mogelijkheid om 10 extra dagen bij te kopen), 8% vakantiegeld, goede pensioenregeling (9,5% bijdrage werknemer), reiskostenvergoeding (€ 0,25 netto per kilometer met de auto en € 0,31 per kilometer met het ov), uitgebreide/onbeperkte lunchregeling (€ 20 per maand), laptop en telefoon, inkomensgarantieverzekering, arbeidsongeschiktheidsverzekering, cultureel jaarabonnement, gratis vers fruit, ontwikkelmogelijkheden
Bereikbaar : Goed bereikbaar met openbaar vervoer en auto; parkeergelegenheid aanwezig
Thuiswerken : Hybride werken is in overleg mogelijk, mits de werkzaamheden dit toelaten
Contract : Je komt direct in dienst bij onze opdrachtgever
De organisatie:
Onze opdrachtgever is een groeiende, internationaal opererende commerciële organisatie in Rijswijk. Je komt terecht in een professionele omgeving met een prettige, informele werksfeer, betrokken collega’s en korte communicatielijnen. Er wordt veel internationaal samengewerkt en duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen zijn belangrijk binnen de organisatie.
De functie:
Als Personal Assistant ben je de rechterhand van een drukbezette directeur met een brede internationale verantwoordelijkheid. Je zorgt ervoor dat zijn dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen en dat hij zich zoveel mogelijk kan richten op zijn eigen verantwoordelijkheden. Je beheert zijn complexe agenda en inbox, bewaakt prioriteiten en zorgt dat afspraken, overleggen en internationale reizen tot in de puntjes zijn voorbereid en georganiseerd. Je houdt overzicht, denkt vooruit en weet goed in te schatten welke zaken direct aandacht nodig hebben en welke kunnen wachten. Verandert de planning onverwacht? Dan schakel je snel, stem je af met de betrokkenen en zorg je dat alles weer goed geregeld is.
Je werkzaamheden zijn afwisselend en gaan verder dan alleen agenda- en inboxbeheer. Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten, verzorgt de bijbehorende voorbereiding, verzamelt relevante informatie en documenten en zorgt dat alle betrokkenen tijdig over de juiste stukken beschikken. Ook regel je internationale zakenreizen, inclusief vluchten, accommodaties en de bijbehorende planning. Je onderhoudt contacten met collega's en externe relaties, zowel in Nederland als daarbuiten, verzorgt correspondentie en houdt administratieve processen en documenten op orde. Daarnaast ondersteun je bij praktische HR-werkzaamheden, zoals het plannen en voorbereiden van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Ook het organiseren van interne bijeenkomsten en het verzorgen van aankondigingen behoren tot je takenpakket. Organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen.
Hoewel je voornamelijk één directeur ondersteunt, kan ook een tweede directeur regelmatig een beroep op je doen. Je beheert waar nodig ook zijn agenda en inbox, organiseert afspraken en reizen en pakt uiteenlopende administratieve en organisatorische zaken voor hem op. Je weet de werkzaamheden voor beide directeuren goed op elkaar af te stemmen, houdt lopende acties in de gaten en zorgt ervoor dat belangrijke zaken niet blijven liggen. Daarbij heb je veel contact met verschillende afdelingen en collega's binnen de internationale organisatie. Omdat een groot deel van de communicatie in het Engels plaatsvindt, gebruik je deze taal regelmatig in je dagelijkse werkzaamheden.
Je werkt zelfstandig en bent verantwoordelijk voor je eigen werkzaamheden, maar je maakt ook deel uit van het team met 2 andere Personal Assistants en deelt de werkkamer met hen. Waarbij ieder een eigen aandachtsgebied en verantwoordelijkheid heeft. Jullie nemen elkaars werkzaamheden over bij afwezigheid.
Wat maakt deze baan zo leuk?
Je werkt nauw samen met twee toegankelijke, betrokken directeuren met ieder een eigen communicatiestijl. Je krijgt veel ruimte om zelfstandig te werken en zaken naar je hand te zetten. Een fijne combinatie van zelfstandigheid, afwisseling en collegialiteit in een internationale omgeving.
De ideale kandidaat / de ideale nieuwe collega:
Jij bent een ervaren, praktische en servicegerichte PA die graag zaken regelt en overzicht houdt. Je bent zelfstandig, denkt een stap vooruit en kunt goed omgaan met drukke agenda’s en wisselende prioriteiten. Je communiceert prettig en professioneel met verschillende mensen, voelt verhoudingen goed aan en gaat vanzelfsprekend discreet om met vertrouwelijke informatie. Je vindt het leuk om in een compact ondersteuningsteam te werken en steekt graag zelf de handen uit de mouwen.