Als Contractbeheerder ben je verantwoordelijk voor het contractbeheer van meerdere contracten, zoals van een gebiedsaannemer een keuringsinstantie of van schoonmaak of tuinonderhoudsbedrijven. Jij zorgt ervoor dat de bestaande contractportefeuille, databeheer van de contractmodule en facturatie op orde is. Zo begin je de week met een overleg met de contractmanager, waar jij hem informeert over de status van diverse contracten en of er is voldaan aan de contract compliance. Vanuit jouw rol ondersteun jij de contractmanager bij de specificatie van de behoefte. Contact met de klant en kennis met de techniek vormen hier de basis. Naast het contact met de leverancier(s) onderhoud jij ook contacten met collega’s, huurders, VVE, kopers in gemengd bezit en betrokken instanties.
Het informeren van de interne organisatie is een uiterst belangrijk aspect. Jij informeert de contractmanager periodiek over de samenwerking, geleverde kwaliteit en de financiële afhandeling. Klachten komen helaas ook voor. Als Contractbeheerder handel jij deze correct af en correspondeer jij met huurders en betrokken instanties. Een klantgerichte instelling, goede communicatieve vaardigheden en betrokkenheid zijn van groot belang in de rol van Contractbeheerder.
Bij kleinere minder risicovolle contracten doe jij zelf het contractmanagement en biedt dit een mogelijkheid om jezelf te ontwikkelen. Je neemt deel aan het proces verbeter projecten en je bent betrokken bij het opstellen van werkinstructies. Binnen deze kleine contracten bewaak jij zelfstandig de planning en oplevertermijn van onderhoudstaken. Hoe je dat doet? Jij bewaakt de KPI’s en controleert de procesafspraken op alle stappen in het proces.